Wenn der Prompt endet, beginnt oft die eigentliche Arbeit

Generative KI hat in Corporate Communications vieles beschleunigt. Ein erster Entwurf, eine Zusammenfassung oder eine neue Textvariante ist heute in wenigen Minuten erstellt. Doch genau danach beginnen häufig die zeitaufwendigsten Teile des Kommunikationsprozesses: Informationen zusammentragen, Stakeholder einbeziehen, Feedback einarbeiten, Botschaften abstimmen und daraus konsistente Inhalte für verschiedene Zielgruppen und Kanäle entwickeln.

AI Agents setzen genau hier an. Sie unterstützen nicht nur bei einzelnen Aufgaben, sondern können definierte Rollen und Schritte innerhalb eines Kommunikationsprozesses übernehmen und miteinander verbinden.Doch woran erkennen Sie, ob Ihre eigenen Workflows dafür bereit sind? Diese fünf Anzeichen sind ein guter Indikator.

1. Eine Botschaft ist schnell geschrieben – aber nie schnell abgestimmt

Der erste Entwurf steht. Und dann geht die eigentliche Arbeit los. Leadership möchte eine Formulierung ändern, Legal hat Rückfragen, HR bringt eine weitere Perspektive ein und Brand achtet darauf, dass am Ende alles zur Unternehmenskommunikation passt. Feedback kommt über verschiedene Wege, neue Versionen entstehen und aus einer vermeintlich kleinen Abstimmung werden schnell mehrere Schleifen.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, liegt Ihr größter Effizienzhebel möglicherweise gar nicht bei der Content-Erstellung, sondern in der Abstimmung danach. Genau hier werden AI Agents interessant: Statt KI nur für den nächsten Entwurf zu nutzen, können spezialisierte Agents unterschiedliche Perspektiven und Anforderungen frühzeitig in den Workflow einbringen. Das Kommunikationsteam behält dabei die Kontrolle und entscheidet, welche Empfehlungen tatsächlich übernommen werden.

2. Die entscheidenden Einwände kommen immer zu spät

Die Pressemitteilung ist fast fertig, das Leadership-Update abgestimmt oder die Change-Kommunikation kurz vor der Freigabe – und dann kommt ein Einwand, der noch einmal größere Änderungen auslöst. Vielleicht fehlt aus Sicht von Legal eine wichtige Einschränkung, HR sieht mögliche Fragen der Mitarbeitenden oder Leadership möchte einen anderen Schwerpunkt setzen.

Solche Abstimmungen lassen sich nicht vermeiden – und das sollten sie auch nicht. Entscheidend ist, wann relevante Perspektiven in den Prozess einfließen. AI Agents können dabei helfen, definierte Anforderungen und Stakeholder-Perspektiven früher zu berücksichtigen. So lassen sich mögliche Konflikte oder offene Fragen erkennen, bevor ein Inhalt bereits mehrere Abstimmungsschleifen durchlaufen hat. Die finale Bewertung und Freigabe bleibt weiterhin bei den verantwortlichen Menschen.

3. Aus einer Botschaft werden zehn Assets – und plötzlich zehn leicht unterschiedliche Botschaften

Eine zentrale Unternehmensbotschaft bleibt selten ein einzelner Text. Aus ihr entstehen beispielsweise ein Intranet-Beitrag, eine Leadership-Mail, Social Posts, ein Newsletter oder eine Pressemitteilung. Mit jedem neuen Asset wird die Botschaft angepasst – und damit steigt auch das Risiko, dass sich Fakten, Schwerpunkte oder Tonalität ungewollt voneinander entfernen.

Wenn Ihr Team viel Zeit damit verbringt, Inhalte für unterschiedliche Zielgruppen und Kanäle immer wieder neu aufzubereiten und anschließend auf Konsistenz zu prüfen, ist das ein weiteres starkes Signal. AI Agents können eine abgestimmte Kernbotschaft als gemeinsame Grundlage nutzen und daraus unterschiedliche Kommunikations-Assets entwickeln, ohne dass der zentrale Kontext bei jedem neuen Format wieder von vorne aufgebaut werden muss.

4. Ihr Team macht dieselbe Arbeit immer wieder neu

Viele Aufgaben in Corporate Communications wiederholen sich, auch wenn der konkrete Inhalt wechselt. Kontext und Anforderungen zusammentragen, bestehende Informationen prüfen, Inhalte für einen weiteren Kanal adaptieren, Feedback übertragen oder sicherstellen, dass Guidelines eingehalten werden: Jeder einzelne Schritt wirkt überschaubar, in Summe entsteht daraus jedoch viel manueller Aufwand mit vielen Beteiligten.

Genau solche wiederkehrenden und klar definierbaren Arbeitsschritte eignen sich für die Unterstützung durch AI Agents. Sie können mit bestimmten Rollen, Skills, Wissen und Anforderungen arbeiten und einzelne Aufgaben innerhalb eines größeren Workflows übernehmen. Statt bei jedem neuen Asset wieder mit einem leeren Prompt zu beginnen, bleibt der relevante Kontext Teil des Prozesses.

5. Ihr Kommunikationsprozess findet überall statt – nur nicht an einem Ort

Die Informationen liegen im Intranet oder in Dokumenten, der aktuelle Draft in einem anderen Tool, Feedback kommt per E-Mail und Kommentar, Brand Guidelines liegen wieder woanders und für die Content-Erstellung kommen weitere Anwendungen hinzu. Das Problem ist dann nicht unbedingt ein einzelnes Tool, sondern die Arbeit dazwischen: Kommunikationsteams müssen Informationen, Wissen, Menschen, Feedback und unterschiedliche Arbeitsschritte permanent zusammenhalten.

Spätestens wenn diese Koordination selbst zu einem wesentlichen Teil der Arbeit wird, lohnt sich der Blick auf Agentic AI. AI Agents können verschiedene Schritte eines Kommunikationsprozesses miteinander verbinden und dabei auf relevante Wissensquellen, definierte Anforderungen und weitere Tools zurückgreifen. So entsteht ein durchgängigerer Workflow, ohne dass das Kommunikationsteam die Kontrolle über Inhalte und Entscheidungen abgibt.

Wie viele dieser fünf Anzeichen erkennen Sie?

Nicht jeder Kommunikationsprozess braucht AI Agents. Wenn Sie jedoch mehrere dieser Situationen aus Ihrem Alltag kennen, lohnt es sich, nicht nur über KI für einzelne Aufgaben nachzudenken, sondern den gesamten Workflow zu betrachten. Denn genau dort liegt häufig das größere Potenzial: weniger manuelle Koordination, weniger wiederkehrende Arbeit und mehr Zeit für die Aufgaben, bei denen menschliche Erfahrung, Kreativität und Urteilsvermögen entscheidend sind.

Der nächste Entwicklungsschritt von KI in Corporate Communications besteht deshalb nicht unbedingt darin, noch bessere Prompts zu schreiben. Es geht darum, KI sinnvoll in die Prozesse einzubinden, die Kommunikationsteams jeden Tag bewältigen müssen.

FAQs:

Was sind AI Agents in der Unternehmenskommunikation?

AI Agents sind KI-basierte Systeme, die definierte Aufgaben und Rollen innerhalb eines Kommunikationsprozesses übernehmen können. Sie können beispielsweise Informationen verarbeiten, Stakeholder-Perspektiven berücksichtigen, Inhalte erstellen oder Kommunikations-Assets prüfen und dabei auf vorherige Schritte und vorhandenen Kontext aufbauen.

Wann lohnt sich der Einsatz von AI Agents in Corporate Communications?

AI Agents sind besonders interessant, wenn Kommunikationsprozesse viele wiederkehrende Aufgaben, Abstimmungsschleifen, Stakeholder und Content-Adaptionen umfassen. Ein typisches Signal ist, dass nicht die Erstellung einer Botschaft viel Zeit kostet, sondern die Koordination, Abstimmung und Umsetzung danach.

Welche Aufgaben können AI Agents in Corporate Communications übernehmen?

AI Agents können unter anderem bei der Entwicklung von Kernbotschaften, der Berücksichtigung definierter Stakeholder-Perspektiven, der Erstellung verschiedener Kommunikations-Assets und der Prüfung von Inhalten auf bestimmte Anforderungen unterstützen. Welche Aufgaben sinnvoll sind, hängt vom jeweiligen Kommunikationsprozess ab.

Was ist der Unterschied zwischen generativer KI und AI Agents?

Generative KI wird häufig für einzelne Aufgaben eingesetzt, etwa um einen Text zu schreiben, zusammenzufassen oder zu überarbeiten. AI Agents können dagegen definierte Aufgaben innerhalb eines größeren Workflows übernehmen und aufeinander aufbauen. Dadurch wird KI nicht nur für einzelne Prompts, sondern als Teil eines Kommunikationsprozesses eingesetzt.

Ersetzen AI Agents Kommunikationsteams oder menschliche Freigaben?

Nein. AI Agents können operative Aufgaben übernehmen, Informationen verarbeiten und Empfehlungen liefern. Entscheidungen, Bewertungen und Freigaben können weiterhin bei den verantwortlichen Personen im Kommunikationsteam und bei relevanten Stakeholdern bleiben.