Wie Kommunikationsteams heute mit KI arbeiten

Für viele Kommunikationsteams ist die Arbeit mit KI inzwischen selbstverständlich geworden. ChatGPT, Copilot und andere AI Assistants helfen dabei, Texte zu formulieren, Inhalte zusammenzufassen, Übersetzungen zu erstellen oder Ideen weiterzuentwickeln. Das spart Zeit und erleichtert viele Aufgaben im Arbeitsalltag.

Das grundlegende Prinzip dahinter ist jedoch fast immer dasselbe: Wir geben der KI eine konkrete Aufgabe, sie liefert ein Ergebnis und wir entscheiden, was als Nächstes passiert.

Wir suchen die relevanten Informationen zusammen. Wir formulieren den nächsten Prompt. Wir übertragen Ergebnisse von einem System ins andere. Wir koordinieren weitere Schritte und holen Freigaben ein.

Die KI unterstützt uns also bei der Arbeit. Den eigentlichen Prozess steuern weiterhin wir. Mit AI Agents beginnt sich genau das zu verändern.

Was ist eigentlich ein AI Agent?

Ein AI Agent ist zunächst einmal ebenfalls ein KI-System. Der entscheidende Unterschied liegt darin, wie wir mit ihm arbeiten.

Ein klassischer AI Assistant reagiert auf eine konkrete Anweisung. Ein Agent kann dagegen ein übergeordnetes Ziel erhalten und daraus selbstständig die notwendigen Arbeitsschritte ableiten.

Vereinfacht gesagt:

AI Assistants helfen bei einzelnen Aufgaben. AI Agents helfen bei ganzen Prozessen.

Statt jeden einzelnen Schritt vorzugeben, definieren wir also stärker das gewünschte Ergebnis. Der Agent kann anschließend innerhalb eines festgelegten Rahmens entscheiden, welche Schritte dafür notwendig sind, Informationen und Kontext einbeziehen, verschiedene Systeme oder Funktionen nutzen und mehrere Aufgaben nacheinander ausführen.

Damit verändert sich die Rolle von KI grundlegend: Sie liefert nicht mehr nur Antworten. Sie kann zunehmend auch Arbeitsschritte miteinander verbinden und Aktionen ausführen.

AI Assistant vs. AI Agent: Wo liegt der Unterschied?

Stellen wir uns eine typische Aufgabe in Corporate Communications vor: Eine neue Unternehmensinitiative soll intern kommuniziert werden. Mit einem AI Assistant könnte ein Kommunikationsteam beispielsweise das vorhandene Briefing hochladen und darum bitten, einen Intranet-Artikel zu schreiben.  

Anschließend folgt der nächste Prompt: Bitte kürzer formulieren. Dann: Bitte eine Version für Führungskräfte erstellen. Danach: Bitte ins Englische übersetzen. Jeder einzelne Schritt wird schneller. Doch ein Mensch entscheidet weiterhin, was getan werden muss, stellt den notwendigen Kontext bereit und stößt jeden nächsten Schritt an.

Ein Agent könnte dagegen ein Ziel erhalten wie: „Bereite die interne Kommunikation zu dieser Initiative für unsere Mitarbeitenden vor.“ Auf Basis eines definierten Workflows könnte er relevante Informationen zusammentragen, Kommunikationsrichtlinien berücksichtigen, Inhalte für verschiedene Kanäle oder Zielgruppen vorbereiten, Übersetzungen anstoßen und die Ergebnisse anschließend zur Freigabe bereitstellen.

Das Ziel bleibt dasselbe. Was sich verändert, ist die Arbeit zwischen Ausgangspunkt und Ergebnis.

Der entscheidende Wandel: von Aufgaben zu Workflows

Hier liegt das eigentliche Potenzial von Agentic AI für Unternehmen.

AI Assistants haben die Effizienz einzelner Aufgaben bereits deutlich erhöht. Ein erster Entwurf entsteht schneller. Eine Zusammenfassung dauert Sekunden statt einer halben Stunde. Übersetzungen oder Varianten lassen sich mit wenigen Prompts erstellen. Doch Kommunikation besteht selten aus nur einer Aufgabe.

Hinter einer Veröffentlichung, einer Kampagne oder einer internen Ankündigung stecken zahlreiche einzelne Schritte: Informationen finden, Inhalte erstellen, bestehende Materialien berücksichtigen, Abstimmungen koordinieren, Versionen anpassen, Übersetzungen organisieren, Freigaben einholen und Inhalte über verschiedene Kanäle bereitstellen. Genau zwischen diesen Aufgaben entsteht heute noch viel manuelle Arbeit.

Agentic AI setzt deshalb eine Ebene höher an. Statt nur einen einzelnen Schritt schneller zu machen, kann sie dabei helfen, mehrere Schritte zu einem intelligenten Workflow zu verbinden. Für Corporate Communications könnte darin der deutlich größere Produktivitätssprung liegen.

Wie kann Agentic AI Corporate Communications unterstützen?

Das Potenzial beschränkt sich nicht darauf, schneller Texte zu produzieren. Besonders interessant werden Agents dort, wo Kommunikationsarbeit wiederkehrend, komplex und über mehrere Systeme oder Arbeitsschritte verteilt ist.

Ein Agent könnte beispielsweise vorhandene Unternehmensinformationen durchsuchen und relevante Inhalte für eine neue Kommunikationsaufgabe zusammenstellen. Er könnte verschiedene Versionen eines Inhalts für Zielgruppen, Kanäle oder Sprachen vorbereiten und dabei definierte Kommunikationsrichtlinien berücksichtigen.

Auch bestehender Content könnte intelligenter in neue Prozesse einbezogen werden. Statt dass Kommunikationsteams selbst Archive, Videos, Dokumente oder frühere Veröffentlichungen durchsuchen, könnte ein Agent relevante Inhalte identifizieren und für die aktuelle Aufgabe verfügbar machen.

Oder er begleitet einen Kommunikationsprozess über mehrere Schritte hinweg: vom ersten Briefing über verschiedene Content-Versionen bis zur Vorbereitung für die Freigabe. Der entscheidende Unterschied ist dabei immer derselbe: Der Agent unterstützt nicht nur in einem Arbeitsschritt. Er kann Arbeitsschritte miteinander verbinden.

Was macht dann eigentlich noch der Mensch?

Je mehr Aufgaben KI übernehmen kann, desto naheliegender wird diese Frage. Für Corporate Communications ist die Antwort besonders wichtig. Denn gute Kommunikation besteht nicht nur aus Prozessen und Content-Produktion.

Kommunikationsteams verstehen Organisationen, Menschen und Situationen. Sie erkennen politische und kulturelle Sensibilitäten. Sie beurteilen, welche Botschaft in welchem Moment angemessen ist. Sie entwickeln Strategien, setzen Prioritäten und tragen Verantwortung für das, was im Namen eines Unternehmens kommuniziert wird.

Agentic AI soll diese Verantwortung nicht ersetzen. Sie kann vielmehr einen Teil der operativen Arbeit übernehmen, die heute viel Zeit bindet: Informationen zusammentragen, wiederkehrende Schritte ausführen, Inhalte vorbereiten oder Prozesse koordinieren.

Damit verschiebt sich die Zusammenarbeit mit KI. Der Mensch muss nicht mehr jeden einzelnen Arbeitsschritt selbst ausführen oder anstoßen. Er definiert stärker Ziele, Regeln und Qualitätsmaßstäbe und entscheidet an den entscheidenden Stellen.

AI Agents brauchen klare Grenzen

Ein Agent, der selbstständig handeln kann, sollte selbstverständlich nicht uneingeschränkt auf Unternehmensdaten und Systeme zugreifen oder Inhalte veröffentlichen können.

Gerade in Corporate Communications sind Governance, Datenschutz, Sicherheit und klare Verantwortlichkeiten entscheidend. Unternehmen müssen deshalb definieren können, auf welche Informationen ein Agent zugreifen darf, welche Aktionen er ausführen kann und an welchen Stellen eine menschliche Freigabe notwendig ist.

Ein Agent kann beispielsweise Kommunikationsmaterialien vorbereiten und zur Prüfung bereitstellen. Die finale Freigabe für eine sensible Unternehmenskommunikation bleibt beim verantwortlichen Kommunikationsteam.

Agentic AI bedeutet also nicht, Kontrolle abzugeben. Es bedeutet, klar festzulegen, was KI eigenständig übernehmen darf und wo der Mensch entscheidet.

Was bedeutet Agentic AI für Kommunikationsteams?

Für Kommunikationsteams wird es zunehmend weniger darum gehen, immer neue einzelne AI Use Cases zu finden. Die spannendere Frage lautet: Welche unserer Kommunikationsprozesse bestehen heute aus vielen manuellen, wiederkehrenden Schritten?

Wo verbringen Teams viel Zeit damit, Informationen zu suchen? Wo werden Inhalte zwischen Systemen übertragen? Wo entstehen immer wieder ähnliche Varianten? Wo muss viel abgestimmt werden mit anderen Stakeholdern? Wo müssen Mitarbeitende zahlreiche kleine Aufgaben koordinieren, damit am Ende Kommunikation bei der richtigen Zielgruppe ankommt? Genau dort liegt das Potenzial von AI Agents.

Das bedeutet auch, dass Unternehmen künftig nicht nur darüber nachdenken müssen, welche KI-Tools sie ihren Kommunikationsteams zur Verfügung stellen. Sie müssen überlegen, wie KI sinnvoll in ihre gesamte Kommunikationsinfrastruktur integriert werden kann. Denn ein Agent wird besonders wertvoll, wenn er nicht isoliert arbeitet, sondern auf relevante Inhalte zugreifen, Kontext verstehen und definierte Kommunikationsprozesse unterstützen kann.

Von KI als Werkzeug zu KI als Teil des Kommunikationsworkflows

AI Assistants haben uns daran gewöhnt, KI als Werkzeug zu nutzen: Wir stellen eine Frage oder geben eine Aufgabe und erhalten Unterstützung.

AI Agents gehen einen Schritt weiter. Sie eröffnen die Möglichkeit, KI direkt in Kommunikationsprozesse einzubinden und aus vielen einzelnen manuellen Arbeitsschritten intelligentere Workflows zu machen.

Für Corporate Communications liegt darin eine große Chance. Nicht weil Kommunikation künftig autonom von KI übernommen wird, sondern weil Kommunikationsteams weniger Zeit mit der Orchestrierung einzelner Aufgaben verbringen müssen.

Die nächste Entwicklungsstufe von KI dreht sich deshalb möglicherweise weniger darum, den perfekten Prompt zu schreiben, sondern darum, zu entscheiden, welche Kommunikationsprozesse KI für uns übernehmen und intelligent miteinander verbinden kann.

FAQs:

Was ist ein AI Agent in Corporate Communications?

Ein AI Agent ist ein KI-System, das innerhalb eines definierten Rahmens selbstständig auf ein Ziel hinarbeiten kann. Anders als ein klassischer AI Assistant bearbeitet er nicht nur einzelne Prompts, sondern kann mehrere notwendige Arbeitsschritte ableiten, miteinander verbinden und ausführen.

Brauchen Kommunikationsteams für AI Agents technisches Know-how?

Nicht zwangsläufig. Für Kommunikationsteams geht es weniger darum, die Technologie hinter AI Agents im Detail zu verstehen. Wichtiger ist es, die eigenen Kommunikationsprozesse zu kennen und zu entscheiden, welche Aufgaben die KI übernehmen darf, welche Informationen sie dafür benötigt und wo menschliche Freigaben notwendig sind.

Ersetzen AI Agents Mitarbeitende in Corporate Communications?

AI Agents sollen vor allem operative und wiederkehrende Arbeit reduzieren. Strategie, Kreativität, Urteilsvermögen und das Verständnis für Organisation, Zielgruppen und sensible Kommunikationssituationen bleiben zentrale Aufgaben von KommunikationsexpertInnen. Die Rolle des Menschen verschiebt sich dabei stärker in Richtung Steuerung, Bewertung und Qualitätssicherung.

Sind AI Agents für sensible Unternehmenskommunikation geeignet?

Das hängt wesentlich davon ab, wie sie eingesetzt werden. Gerade in Corporate Communications müssen Zugriffsrechte, Datenschutz, Sicherheit, Governance und Freigaben klar geregelt sein. Ein Agent kann beispielsweise Inhalte vorbereiten, während sensible Botschaften erst nach menschlicher Prüfung veröffentlicht werden.

Wie können Kommunikationsteams mit AI Agents starten?

Ein guter Ausgangspunkt sind bestehende Kommunikationsprozesse mit vielen manuellen und wiederkehrenden Arbeitsschritten. Teams können prüfen, wo heute besonders viel gesucht, koordiniert, übertragen oder angepasst werden muss. So lässt sich identifizieren, an welchen Stellen AI Agents sinnvoll unterstützen können, ohne direkt ganze Prozesse automatisieren zu müssen.