„Wenn niemand mehr weiß, wie viele Plattformen es eigentlich gibt, dann ist es Zeit für Veränderung.“ Diese Erkenntnis beschreibt eine Herausforderung, die in vielen Organisationen Realität ist. Über Jahre hinweg entstehen sogenannte Insellösungen: verschiedene Tools, die nebeneinander existieren, aber nicht miteinander verbunden sind und die irgendwann nicht mehr skalierbar sind. Besonders im Bereich Video führt das zu verstreuten Inhalten, komplexen Prozessen und hohem Verwaltungsaufwand.

Die gute Nachricht: Es gibt erprobte Wege aus diesem Chaos. Wer die Zersplitterung beendet und auf eine zentrale Plattform setzt, schafft nicht nur Klarheit, sondern legt zugleich den Grundstein für eine moderne und zukunftsfähige Videostrategie.

Warum Plattform-Wildwuchs Ihre Videostrategie ausbremst

Wenn Videomanagement ohne klare Strategie wächst, entsteht schnell eine unübersichtliche Systemlandschaft. Jede Abteilung setzt auf ihre eigene Lösung, mit eigenen Verträgen und Prozessen. Was anfangs nach Flexibilität aussieht, entwickelt sich im Laufe der Zeit zum echten Bremsklotz.

Die Folgen sind klar: Inhalte liegen verstreut auf mehreren Plattformen, niemand hat den vollständigen Überblick, Reporting ist kaum möglich und die Nutzererfahrung variiert von System zu System. Hinzu kommen hohe Lizenzkosten, doppelte Prüfprozesse, ein hoher Verwaltungsaufwand und damit stetig steigende Kosten.

Besonders kritisch wird es, wenn Verantwortlichkeiten fehlen. Wer ist zuständig für ein Video? Welche Aufbewahrungsfristen gelten? Ohne klare Governance lassen sich solche Fragen nicht beantworten – ein erhebliches Risiko, vor allem in regulierten Branchen.

Erschwerend kommt hinzu: Jeder Plattformwechsel, ob durch neue Funktionen oder Sicherheitsanforderungen, erfordert erneute Abstimmungen mit Datenschutz, IT, Recht und Mitbestimmungsgremien. Bei mehreren parallel betriebenen Plattformen summiert sich dieser Aufwand und wiederholt sich Jahr für Jahr.

So gelingt die Konsolidierung Schritt für Schritt

Aus einer unübersichtlichen Systemlandschaft wieder Ordnung zu schaffen, ist kein leichter Weg, aber er beginnt immer mit demselben Prinzip: Transparenz schaffen. Wer Plattform-Wildwuchs vermeiden will, braucht eine zentrale Lösung, die alle Anforderungen erfüllt – von Sicherheit und Compliance über Nutzerfreundlichkeit bis hin zu Skalierbarkeit.

Schritt 1: Bestandsaufnahme durchführen

Der erste Schritt ist die Bestandsaufnahme: Alle vorhandenen Systeme und Prozesse werden erfasst – inklusive ihrer Stärken, Schwächen und Kosten. Nur so wird sichtbar, wo Redundanzen entstehen und welche Funktionen tatsächlich gebraucht werden.

Schritt 2: Stakeholder früh einbinden

Im zweiten Schritt lohnt es sich, die Stakeholder früh einzubeziehen. IT, Kommunikation, Datenschutz und Fachbereiche haben unterschiedliche Anforderungen, die von Beginn an berücksichtigt werden sollten. Je breiter das Projektteam aufgestellt ist, desto tragfähiger wird die spätere Lösung.

Schritt 3: Anforderungen mit einer Use-Case-Matrix klären

Eine Use-Case-Matrix hilft, Anforderungen zu priorisieren und mit den bestehenden Plattformen abzugleichen. Dieses Vorgehen schafft Klarheit darüber, welche Systeme konsolidiert, ersetzt oder vollständig abgeschafft werden können.

Schritt 4: Zentrale Plattform auswählen

Am Ende steht die Auswahl einer zentralen Plattform, die nicht nur technisch passt, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll und langfristig skalierbar ist. Entscheidend ist, dass die Lösung alle relevanten Anforderungen erfüllt – von Compliance über Governance bis hin zur User Experience – und so zum verlässlichen Fundament einer modernen Videostrategie wird.

Welche Vorteile eine zentrale Videoplattform bringt

Die Konsolidierung auf eine zentrale Plattform ist kein Knopfdruck, sondern ein Prozess. Am Anfang steht ein umfassender Content-Review: Alle Videos werden gesichtet, bewertet und entweder migriert, archiviert oder gelöscht. Genau dieser Schritt zeigt oft, wie unübersichtlich die alte Struktur tatsächlich war, und schafft den dringend nötigen Überblick.

Sobald die Inhalte konsolidiert sind, entsteht eine klare Basis, auf der sich weitere Vorteile aufbauen:

Weniger Komplexität, mehr Übersicht

Statt mehrerer Plattformen gibt es nur noch eine zentrale Anlaufstelle für alle Videos. Prozesse werden einfacher, Zuständigkeiten klarer, Schnittstellen schlanker.

Bessere Auffindbarkeit und Content-Nutzung

Durch einheitliche Strukturen, zentrale Metadaten und smarte Suchfunktionen lassen sich Videos schnell finden und effizient wiederverwenden. Das spart Zeit und steigert die tatsächliche Nutzung vorhandener Inhalte.

Spürbare Kostenersparnis

Mit dem Wegfall redundanter Systeme sinken nicht nur Lizenzkosten. Auch der interne Aufwand für Abstimmungen, Prüfungen und Support reduziert sich deutlich.

Governance endlich greifbar

Ein zentrales Rechte- und Rollenkonzept sorgt dafür, dass klar ist, wer für welche Inhalte verantwortlich ist. Videos lassen sich transparent verwalten, archivieren oder löschen und das im Einklang mit Datenschutz und Compliance-Vorgaben.

Einheitliches Nutzererlebnis

Ein zentrales System bringt ein durchgängiges Look & Feel, vereinheitlichte Workflows und eine bessere User Experience, sowohl für die Teams, die Inhalte hochladen, als auch für die, die Videos konsumieren.

Von Ordnung zu Innovation: Wie Sie mit Videomanagement den nächsten Schritt gehen

Eine zentrale Videoplattform ist kein Endpunkt, sondern das Fundament. Sobald die Inhalte übersichtlich gebündelt sind und klare Governance-Regeln greifen, entsteht Raum für das, was wirklich spannend ist: Innovation und Weiterentwicklung.

Analytics nutzen

Mit zentralen Daten lassen sich Videonutzung und Engagement erstmals ganzheitlich auswerten. Unternehmen können dadurch gezielt herausfinden, welche Inhalte funktionieren und welche nicht.

Automatisierung vorantreiben

Automatisierte Transkriptionen, Untertitel oder Übersetzungen sparen Zeit und machen Inhalte schneller zugänglich. Das steigert Effizienz und unterstützt gleichzeitig die Barrierefreiheit.

Kommunikation inklusiver gestalten

Barrierefreie Features sorgen dafür, dass Videos für alle Mitarbeitenden verständlich sind, unabhängig von Sprache oder Hörvermögen.

Digitale Kompetenz stärken

Wenn alle Abteilungen mit derselben Plattform arbeiten, wächst die Erfahrung im Umgang mit Video im ganzen Unternehmen. Das stärkt nicht nur die Kommunikation, sondern auch die digitale Transformation insgesamt.

Am Ende zeigt sich: Wer den Mut hat, alte Strukturen aufzubrechen und in eine zentrale Videostrategie zu investieren, gewinnt nicht nur Übersicht und Effizienz, sondern auch die Freiheit, Neues auszuprobieren und die Videokommunikation zukunftsfähig zu gestalten.