Agentur setzt virtuelles Event für 6.800 Teilnehmende der AOK Baden-Württemberg um

Karl Turner ist Berater, Konzeptioner, Produzent und Coach für Live-Kommunikation. Seit 2001 berät er mit seiner Agentur turner & friends Unternehmen bei ganzheitlichen und kreativen Kommunikationslösungen.

So auch für seinen Kunden AOK Baden-Württemberg. Die marktführende Krankenkasse hatte Turner beauftragt, eine virtuelle Personalversammlung für 6.800 Teilnehmende zu organisieren. Auf der Suche nach einem passenden Tool stieß die Agentur auf Virtual Events von movingimage. Die Veranstaltungsplattform überzeugte dank vieler interaktiver Features wie Chats und der Einbindung von Umfragen. Das Event wurde zum vollen Erfolg und turner & friends erhielt von den Teilnehmenden durchweg positive Resonanz.

Die Herausforderung

Mitarbeitende informieren und die Unternehmenskultur verbessern

Die AOK Baden-Württemberg beschäftigt rund 10.000 Mitarbeitende an verschiedenen Standorten in Deutschland. Diese große Anzahl an Personal sowie die räumliche Distanz zwischen den Kolleg:innen stellt das Unternehmen vor eine Herausforderung. Besonders wenn es darum geht, Unternehmensveranstaltungen umzusetzen, deren Ziel es ist, Menschen zusammenzubringen, die Unternehmenskultur zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Waren persönlichen Veranstaltungen bereits eine große Challange für jeden Manager der internen Kommunikation, so eröffneten die durch die Pandemie erforderlichen rein digitalen Veranstaltungen neue und tiefgreifende Unsicherheiten.

Die Lösung

Umsetzung einer virtuellen Personalversammlung

Die AOK Baden-Württemberg beauftragte die Agentur turner & friends damit, eine virtuelle Personalversammlung zu organisieren. Inhaber Karl Turner erkannte schnell, dass zur Bewältigung dieser Herausforderung ein völlig neues Veranstaltungskonzept und eine völlig neue Art der Umsetzung und Interaktion mit den Teilnehmern notwendig war und machte sich auf die Suche nach einer geeigneten Veranstaltungsplattform. Durch Zufall stieß sein Team auf die Virtual Events Plattform von movingimage und es war sofort klar, dass diese genau die Richtigen Anforderungen für die Umsetzung mitbrachte.

Mit Virtual Events lassen sich virtuelle und hybride Veranstaltungen wie vor Ort umsetzen. Die intuitive Plattform umfasst neben klassischer Livestream-Einbindungen auch die Schaffung virtueller Räume und die Einbindung aller relevanten Informationen sowie Video on-Demand. Sie bietet zudem viele Interaktive Funktionen wie Chats und Umfragen, die das Publikum aktiv in den Veranstaltungsablauf einbinden.

Durch die Verknüpfung mit der movingimage Livestreaming-Lösung wird hingegen eine flüssige Übertragung des Streams an bis zu 10.000 Menschen in höchster Qualität ermöglicht.

Gemeinsam mit dem erfahrenen Team der Videoproduktion von movingimage führte turner & friends einen Proof of Concept durch. Nachdem das Konzept der Veranstaltung feststand, konnten die Veranstaltung auf der Virtual Events Plattform komplett nach den Bedürfnissen der des Kunden gestaltet sowie das Branding angepasst werden. In nur drei Stunden war die Plattform einsatzbereit: personalisierte Einladungen konnten an alle Teilnehmenden verschickt, bereits produzierte Inhalte wiederverwendet und während der Veranstaltung die Interaktivität des Publikums gewährleistet werden.

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Das Ergebnis

Virtuelles Event mit viel Interaktion und positiver Resonanz

Dank der Umsetzung der Personalversammlung auf Virtual Events konnte turner & friends eine Veranstaltung mit der höchsten Teilnehmerzahl der AOK überhaupt verzeichnen – ganze 6.800 Zuschauende nahmen teil. Die interaktiven Features wurden von den Teilnehmenden ausgiebig genutzt: so konnten im Chat 2.000 Wortbeiträge gezählt werden.

Das Feedback des Publikums war durchweg positiv und spiegelte sich in 95% Fünf-Sterne-Bewertungen wider. Den Organisatoren ist es gelungen, den Mitarbeitenden der AOK Baden-Württemberg ein Erlebnis zu bieten, welches digitale Nähe schafft und eine positive Wirkung innerhalb des Unternehmens erzeugt hat. Darüber hinaus führte die einfache Einrichtung der Plattform und die Wiederverwendung vorhandener Inhalte zu einer erheblichen Kosten- und Zeitersparnis für den Kunden.

Wichtige Ergebnisse und Vorteile

• Anpassung der Plattform an das Branding der Veranstaltung, um ein immersives Markenerlebnis zu schaffen
• Kosten- und Zeiteffizienz dank der einfach einzurichtenden Plattform und der Möglichkeit, bestimmte Inhalte wiederzuverwenden
• Einbindung des Online-Publikums durch die Interaktivitätsmöglichkeiten auf der Plattform
• Einfaches Erreichen des Publikums und Vermitteln der Kernbotschaften dank der Einbindung von Live- und on-Demand-Videos
• Größtmögliche Teilnehmerzahl dank der Möglichkeit, online teilzunehmen

Ausgewählte Lösungen und Services

• Virtual Events - Unsere Veranstaltungsplattform für virtuelle und hybride Events. Ermöglicht virtuelles Networking und umfasst viele interaktive Engagement-Funktionen.
• Livestreaming-Lösung - Unsere Lösung für Live-Video in bester Qualität – sicher und zuverlässig. Ideal für interne als auch externe Kommunikation.
• Creation & Live-production - Unser Team der Videoproduktion setzt Image- und Employer Branding-Filme, Schulungsvideos, Live-Produktionen inkl. Livestreamings und Viralspots für dein Unternehmen um.

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Über turner & friends

turner & friends bietet seit 2012 Beratung und Veranstaltungskonzeption und -produktion. Gegründet wurde die Agentur von Karl Turner in Köln mit der Mission “Wirkung schaffen“.

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Über AOK Baden-Württemberg

Die AOK Baden-Württemberg ist eine von elf Krankenkassen in der AOK-Gemeinschaft. Die versichert über 4,5 Millionen Menschen im Land und verfügt über ein Haushaltsvolumen von über 20 Milliarden Euro.

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