Anfang des Jahres 2020 blieb vielen Unternehmen auf Grund der Pandemie kaum eine Wahl, als geplante externe und interne Veranstaltungen entweder abzusagen oder als reine Online-Veranstaltung durchzuführen. Was zunächst aus der Not geboren wurde, erweist sich inzwischen als fester Bestandteil im Unternehmensalltag.
Als Ergebnis von Digitalisierungsprojekten und Strategie in Richtung „New Work“ wird die Kommunikation per Video somit weiterhin einen festen Platz im Arbeitsalltag behalten. Doch spätestens seit Sommer 2021 berichten Umfragen von einer um sich greifenden Videomüdigkeit unter den Beschäftigten.
Damit ein virtuelles Teamevent bei den Mitarbeitenden genauso wirkt und im Gedächtnis bleibt, wie eine Präsenzveranstaltung, müssen Unternehmen den passenden Rahmen und richtige Impulse setzen.
Nachhaltigkeit betonen – von den Vorteilen profitieren!
Erinnern sich die Mitarbeitenden gern an eine Firmenveranstaltung zurück, dann liegt das vielleicht am guten Buffet, interessanten Gesprächen, dem Austausch mit Kolleg:innen, denen sie lange nicht mehr begegnet sind oder einem unterhaltsamen Rahmenprogramm. Mit Sicherheit aber nicht wegen der langwierigen und unproduktiven Anfahrt.
Darin liegt auch bereits ein Schlüssel, um eine virtuelle Veranstaltung anders zu positionieren. Oft lesen sich die Einladungen zu solchen Events, als handele es sich hier um eine Veranstaltung zweiter Klasse. Etwa dann, wenn darin betont wird, wie gern man sich eigentlich persönlich getroffen hätte. Nur, wer möchte schon „zweite Wahl“ sein?
Natürlich darf bereits im Vorfeld kommuniziert werden, dass die Wahl für die virtuelle Form auch wegen des Gesundheitsschutzes getroffen wurde. Aber das sind eben nicht die einzigen Vorteile, die sich aus einer digitalen Veranstaltung ergeben. Diese macht viele Kilometer Anfahrten überflüssig, trägt damit zu weniger Emissionen bei und ist somit gut für die Umwelt. Die Beschäftigten sparen Zeit und sind im wahrsten Sinne des Wortes schneller wieder zu Hause, weil sie es gar nicht erst verlassen.
Sofern also die Entscheidung für das virtuelle Format überhaupt begründet werden soll, ist es besser, dies mit den Aspekten Nachhaltigkeit und Flexibilität zu tun.
Hybride Veranstaltungen schlagen Brücken
Ein hybrides Format kann eine gute Alternative zu einer rein online durchgeführten Veranstaltung sein. Hier gibt es zahlreiche Spielarten, die sich eignen, dem Event eine individuelle Atmosphäre zu verleihen.
Ein Beispiel könnte eine Talkrunde sein, in der die Teilnehmenden in Präsenz miteinander diskutieren. Oder eine live übertragene Keynote, zu der ein Moderator im Anschluss ebenfalls direkt vor Ort Fragen stellt und dabei den Input von den virtuell Teilnehmenden erhält.
Bereits solche eher einfach zu organisierenden Mittel schaffen völlig andere Eindrücke als die von klassischen Videokonferenzen bekannte Situation.
Die richtige Software arbeitet stabil und bietet Interaktion
Damit die Veranstaltung zu einem Erfolg und einem echten Erlebnis wird, darf die verwendete Softwarelösung nicht die kreativen Möglichkeiten beschränken. Klassische Videokonferenz-Lösungen sind hier nicht sonderlich geeignet. Geht es um einen kurzen Austausch zwischen wenigen Teilnehmenden, haben die Programme ihre Daseinsberechtigungen.
Sie stoßen aber rasch an ihre Grenzen, wenn hundert oder noch mehr Menschen gemeinsam online zusammentreffen wollen.
Eine solide Basis für ein erfolgreiches virtuelles Event bildet eine optimal für eine solche Veranstaltung konzipierte Lösung. „Virtual Events“ setzt auf eine hohe Streamqualität und stabile Verbindungen. Denn das gemeinsame Erleben wird doch schnell getrübt, wenn Bild und Ton regelmäßig aussetzen, weil die eingesetzte Lösung an ihre Grenzen stößt oder die von den Teilnehmenden verwendeten Geräte zu wenig berücksichtigt.
Zuverlässigkeit und Stabilität der Übertragung machen allein noch kein erfolgreiches Event, bilden allerdings die Voraussetzung.
Ob Hybrid- oder reine Online-Veranstaltung: Um die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden für längere Zeit zu fesseln, sind Möglichkeiten zur Interaktion nötig. Und zu einer gelungenen Firmenveranstaltung oder Feier gehören auch die informellen Gespräche in kleineren Gruppen dazu. „Virtual Events“ bietet zum Beispiel eine ganze Reihe von Funktionen, die wesentliche Elemente einer Präsenzveranstaltung in den digitalen Raum übertragen:
- Die Teilnehmenden können sich frei in verschiedenen „Räumen“ bewegen. Von der Hauptbühne mit über 10.000 bis zu kleineren Räumen mit vier digitalen Zuschaltungen.
- Eine virtuelle Empfangshalle ist für die Begrüßung der Gäste gedacht. Dort informieren sie sich über die Agenda, den Ablauf der Veranstaltungen und eventuell geplante Speaker-Slots.
- In den „Breakout Rooms“ bietet sich den Teilnehmenden die Gelegenheit, sich in kleinen Gruppen direkt auszutauschen und zu vernetzen.
- Für den unmittelbaren Austausch und mehr Interaktion stehen Chat und Umfrageaktionen zur Verfügung.
Den Zusammenhalt betonen: fantasievoll und kreativ
Eine solide Softwarebasis bietet somit beste Voraussetzungen, um die Teilnehmenden einzubeziehen, ihnen dabei aber auch Freiräume zu schenken, um sich in kleineren Gruppen auszutauschen. Damit zwischen den teilnehmenden Menschen auch ein „Wir-Gefühl“ und bleibende Eindrücke entstehen, obwohl sie an verschiedenen Orten sind, braucht es nur noch eine Portion Fantasie.
- Dress Code: Nur weil Sie sich vor Ort nicht sehen können, heißt das nicht, dass Sie sich nicht auch vor der Kamera herausputzen sollten. Wir empfehlen Ihnen, sich so zu kleiden, wie Sie auch auf Arbeit erscheinen würden oder einheitlich, im Vorhinein abgestimmt, im gebrandeten Merch des Unternehmens, um Verbundenheit auszustrahlen. Was auch einen Lacher Wert wäre: Kleiden Sie sich nach dem Motto „Wer den hässlichsten Pullover trägt, gewinnt“. Je nach Jahreszeit würde es sich außerdem Anbieten, bestimmte Accessoires zu verschicken an jedes Teammitglied, Wie Zipfelmützen zu Weihnachten oder Hasenohren zu Ostern. So etwas lockert ungemein die Stimmung auf.
- Musikalische Untermalung: Wie wäre es bei einem Hybridformat, wenn eine professionelle Band (noch besser Mitarbeitende des Unternehmens) ein kleines Konzert vor Ort gibt, das per Stream an alle Teilnehmenden übertragen wird? Auch virtuelle Konzerte mit Einzelschaltungen sind denkbar, sind für die Musizierenden indes anspruchsvoller. Aber auch selbst für die musikalische Stimmung zu sorgen mit einer Karaoke-Session sollte eine Überlegung wert sein. Es kostet Überwindung, aber kann den Abend ungemein aufwerten!😊 – vielleicht wird die virtuelle Karaoke-Session aber auch zu dem Highlight des Abends, über das man sich noch das ganze nächste Jahr unterhalten wird. Ob auf YouTube oder mit der Karaoke App, jede Office-Party wird besser, wenn die 90er-Playlist gespielt wird.
- Voting-Funktionen lassen sich hervorragend auch spielerisch oder mit Humor nutzen. Schätzfragen, Umfragen, mit nicht ganz so ernstem Hintergrund, tragen zu einer lockeren Atmosphäre bei. Die Wirkung von Gamification zum bleibenden Eindruck einer Veranstaltung sollte nicht unterschätzt werden.
- Spiele: Von Tabu bis Mario Kart lassen sich mittlerweile viele Brett-, Gesellschafts- und Videospiele auch kostenlos im Internet spielen. Nutzen Sie die Breakout Rooms der Virtual Events Plattform, um verschiedene „Spielräume“ zu erstellen. So können alle Teilnehmenden selbst entscheiden, worauf sie Lust haben. Mit kostenlosen Online Tools wie Kahoot! oder Outgrow lassen sich außerdem spielendleicht eigene Quizze erstellen mit Punktesystem. Thematisch sind Ihnen dabei keine Grenzen gesetzt. Ob Weihnachtsquiz oder Fragen über das Unternehmen und den gemeinsamen Arbeitsalltag – je persönlicher, desto witziger!In den letzten Monaten wurde ebenfalls der Hype mit virtuellen Escape Rooms neu entfacht. Lösen Sie gemeinsam mit Ihren Kolleginnen und Kollegen knifflige Rätsel, entdecken Sie versteckte Hinweise und lernen Sie ganz neue Seiten voneinander kennen. Wenn es in Ihrem Unternehmen mehrere Teams gibt, dann machen Sie daraus einen Wettbewerb: Wer als Team am schnellsten den Escape Room löst, gewinnt und bekommt eine kleine Belohnung.
- Ein vorab an alle Teilnehmenden verschicktes „Goodie-Bag“, dessen Inhalt etwa schrittweise während der Veranstaltung ausgepackt wird, schafft Erinnerungswert.
- Tutorials und Kurse: Eine Kochshow, ein Bartender-Workshop oder ein Angebot für alle, die es gern sportlich aktiv mögen, tragen ebenfalls zu einer bleibenden Erinnerung bei – bei einer gemeinsamen Aktivität fühlt sich das digitale Beisammensein schnell wie eine richtige Veranstaltung an. Dabei bleibt noch jede Menge Zeit, um miteinander zu plaudern.
Da ein gemeinsames Essen natürlich ausfällt, würde es jeden Mitarbeiter bestimmt freuen, wenn das Unternehmen ein gewisses Budget pro Person freistellt, um selbstständig bei einem Restaurant der Wahl Essen zu bestellen. Als Unternehmen zeigen Sie damit Ihre Wertschätzung und stärken den Zusammenhalt und die Moral. Zusätzlich wäre es auch möglich ein DIY Cocktail-Kit oder Produkte von „Hello Fresh“ zu verschicken, damit jeder im Team per Videoschaltung gemeinsam kocht oder Cocktails mixt.
Die Zutaten und Rezepte sollten rechtzeitig an alle Teilnehmenden verschickt werden.
Das Event beginnt vor dem Event!
Der mit einem Firmen-Event verbundene positive Eindruck beginnt nicht erst mit dem Event selbst. Bei einer Firmenfeier bringen sich die Teilnehmenden bereits selbst in Stimmung, wenn sie das Party-Outfit anziehen. Ein Motto oder kleiner Wettbewerb sorgt dafür, dass die Vorfreude mit der Vorbereitung steigt. Auch der Empfang vor Ort schafft Reize, die zu einer guten Stimmung beitragen. Bei einer Veranstaltung, die in den eigenen vier Wänden besucht wird, ist das aus naheliegenden Gründen so nicht übertragbar.
Umso wichtiger also, bereits Einladung und erste Informationen genau zu planen und ansprechend zu gestalten. Die Teilnehmenden sollten darin informiert werden, was sie erwartet. Welche Programmpunkte sind geplant? Welche Möglichkeiten zum Austausch in kleinem Kreis gibt es? Außerdem kann bereits mit der Einladung das „Goodie-Bag“ verschickt werden – natürlich mit dem Hinweis, was es damit auf sich hat.
Falls eine neue Software oder Plattform zum Einsatz kommt, schafft eine kurze Erläuterung über die wichtigsten Funktionen mehr Sicherheit. Denn die Technik ist nur ein Mittel zum Zweck und der Spaß geht verloren, wenn die Teilnehmenden sich in den virtuellen Räumen verirren. Apropos Spaß: Eine gelungene Firmenveranstaltung darf und sollte auch Spaß machen. Ein Gedanke, der sich auch bereits in der Einladung unterbringen lässt.