Virtuelle Events: Planung & Umsetzung [2021]

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Tools & Technik virtuelle Events
Moderne Technologien und die Umstände der letzten Monate haben es uns ermöglicht, eine neue Art der Veranstaltung zu etablieren: das virtuelle Event. Virtuelle Events finden gänzlich online statt und erfordern deshalb eine etwas andere Planung und Herangehensweise als herkömmliche Veranstaltungen. Im Großen und Ganzen lassen sich virtuelle Events relativ reibungslos organisieren, doch gibt es auch hier einiges zu beachten. Wertvolle Tipps rund um die Organisation inspirierender virtueller Events erfahren Sie hier in unserem Ratgeber.
Table of contents

Was ist ein virtuelles Event? 

Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Event, bei dem sich alle Anwesenden an einem bestimmten Ort versammeln, findet ein virtuelles Event online statt. Jede:r Teilnehmer:in nimmt von einem beliebigen Ort aus mit dem Smartphone oder Computer am Event teil, zum Beispiel von Zuhause aus oder am Arbeitsplatz 

Virtuelle Veranstaltungen können nach außen hin an die Öffentlichkeit gerichtet sein, zum Beispiel bei virtuellen Messen, Konferenzen oder Workshops, oder intern innerhalb Ihres Unternehmens durchgeführt werden, zum Beispiel bei virtuellen Town Hall Ansprachen, All-Hands Meetings oder auch virtuellen Team-Events. 

Die Corona-Pandemie hat virtuelle Events für viele Unternehmen und Veranstalter zu einer Notwendigkeit gemacht. Und dabei haben viele bemerkt, dass man mit diesem Eventformat spürbar Geld und Zeit sparen kann. Zu Beginn der Pandemie waren viele Eventplaner zunächst mit dem großen Angebot an Software und den verschiedenen Möglichkeiten im virtuellen Bereich überfordert. Mittlerweile sind virtuelle Veranstaltungen jedoch zu etwas Alltäglichem geworden.  

Für manche Menschen dürften virtuelle Events sogar eine willkommene Abwechslung darstellen: Man kann in den eigenen vier Wänden bleiben und muss sich keinen Reisestrapazen unterziehen. Diese Flexibilität fördert auch die Bereitschaft, überhaupt an einem Event teilzunehmen. 

 

Was unterscheidet ein virtuelles Event von einem persönlichen Event? 

Virtuelles Event

Virtuelle und physische Events ähneln sich in vielen Aspekten. So finden beide Event-Formate zu einer festgelegten Zeit statt und folgen einem bestimmten Ablauf. Beide Formate müssen frühzeitig geplant werden und Teilnehmer:innen sollten ihre Teilnahme bestenfalls schon im Voraus bestätigen.  

Je nachdem, wie viele Personen an einem virtuellen Event teilnehmen, wird eine passende Location gewählt. Und hier tritt auch schon der erste große Unterschied zum persönlichen Event hervor: Flexibilität.  

Wer bei der Wahl der Location nicht an eine bestimmte Kapazität für Zuschauer:innen gebunden ist, kann mit einem Online-Event richtig kreativ werden. 

Vom CEO-Wohnzimmer über Produktionshallen bis hin zur szenischen Outdoor-Bühne á la Apple – Sie entscheiden, wie Sie sich und Ihre Veranstaltung wirkungsvoll in Szene setzen möchten. 

Entsprechend flexibel lassen sich auch die Kosten für ein virtuelles Event gestalten. Ein kleiner Mitarbeiterworkshop vor der Laptop-Kamera im eigenen Wohnzimmer ist selbstverständlich deutlich ökonomischer als der große, choreografierte Produktlaunch mit Kamerateam auf der neuen Freiluftbühne. 

Auch Ihre Teilnehmer:innen können vom virtuellen Format profitieren. Physische Einschränkungen, wie begrenzter Platz oder Abstands- und Hygiene-Regeln, entfallen vollständig. Durch die potenziell höhere Zahl der Teilnehmer:innen könnten auch Tickets zu niedrigeren Preisen angeboten werden.  

Ein weiterer Vorteil: Ihre virtuellen Events können direkt aufgezeichnet werden, um Sie Ihren Teilnehmer:innen nach der Veranstaltung im On-Demand-Format zum Abruf zur Verfügung zu stellen. Neben Konferenzen und Vorträgen eignet sich diese Funktion besonders zur effizienten Wiederverwertung von Webinaren und Workshops. 

Auf der anderen Seite kommt das Networking bei virtuellen Veranstaltungen im Vergleich zu persönlichen Events oftmals zu kurz. Hier kann mit sogenannten Breakout-Sessions Abhilfe geschaffen werden, in denen sich kleinere Gruppen von Teilnehmer:innen in separaten, virtuellen Räumen begegnen.  

Zusätzliche Matchmaking-Lösungen starten den Networking-Prozess schon bevor das virtuelle Event beginnt. So können Event-Teilnehmer:innen ein Profil anlegen und die Profile der anderen Teilnehmer sehen, um passende Gesprächspartner:innen zu identifizieren und gemeinsame Gespräche schon im Voraus zu planen.  

Denken Sie auch daran, dass die Aufmerksamkeitsspanne Ihres Publikums vor den Bildschirmen oft deutlich geringer ist als bei einer physischen Veranstaltung. Mit der richtigen Event-Lösung sollte aber auch dies kein Problem darstellen. Mehr zum Thema Aufmerksamkeit bei Ihrem virtuellen Event finden Sie später in diesem Ratgeber.

 

Beispiele virtueller Events 

Virtuelle Live-Events 

Virtuelles Live Event

Virtuelle Live-Events werden in Echtzeit über das Internet oder Intranet übertragen. Somit müssen Teilnehmer:innen an einem bestimmten Zeitpunkt zugegen sein, um die Übertragung mitverfolgen zu können. In der Regel folgen virtuelle Live-Events dem One-to-Many (Eine:r an Viele) Prinzip: Ein:e Veranstalter:in überträgt das Event an viele Zuschauer:innen.  

Im Rahmen eines virtuellen Live-Events können Live-Chats, Umfragen, Abstimmungen, Q&A-Sessions und vieles mehr durchgeführt werden, um das Publikum mit in das Event einzubeziehen 

Zu den typischen virtuellen Live-Events gehören Präsentationen und Vorstellungen, virtuelle Konzerte, Konferenzen, sowie Mitarbeiter-Ansprachen oder Shareholder-Meetings. 

Das movingimage User Group Meeting 2021 wurde von uns in diesem Jahr vollkommen virtuell durchgeführt. Während die Moderation aus dem movingimage Büro in Berlin erfolgte, konnten die Gast-Speaker:innen aus ganz Deutschland via Live-Video hinzugeschalten werden. 

 

Hybride Events 

Hybride Events

Bei hybriden Events treffen zwei grundsätzlich verschiedene Veranstaltungsformate aufeinander. Das Hybrid-Event findet vor Ort, in der „realen Welt statt, wird aber zusätzlich über das Internet oder Intranet an ein Remote-Publikum übertragen. 

Als Eventplaner:in muss man bei hybriden Events ein besonderes Fingerspitzengefühl entwickeln, um beide Publikums-Gruppen ansprechend zu unterhalten. Auf der anderen Seite bietet dieses Event-Format auch ganz neue Gestaltungsmöglichkeiten. 

Hybride Events sind im Grunde genommen herkömmliche Veranstaltungen, die durch digitale Technologien erweitert werden. Somit lässt sich die Anzahl der anwesenden Personen bei Bedarf begrenzen, während sich externe Teilnehmer:innen problemlos zum Event dazuschalten lassen. 

Das Konzept des hybriden Events passt besonders gut zu Konferenzen oder Vorträgen, lässt sich aber auf die meisten Event-Arten ausweiten, bei denen ein Publikum vor Ort sinnvoll ist.  

Besucher:innen haben die Möglichkeit, sich untereinander auszutauschen, während in anderen Bereichen Kosten und Zeit gespart werden. Ebenso ist das Format sehr beliebt bei Unternehmen mit mehreren Standorten. 

Vor der Pandemie konnte Apple mit Hybrid-Events für die Vorstellung neuer Produkte begeistern: Das Auditorium vor Ort war gefüllt mit Journalist:innen, während fast 2 Millionen Zuschauer:innen aus der ganzen Welt das Event an ihren Bildschirmen live verfolgten. Die Besonderheit für die Anwesenden: Nach den Bekanntmachungen konnte das Publikum vor Ort die neu vorgestellten Geräte persönlich testen – während die Remote-Zuschauer:innen noch einige Wochen auf die Vorbestellungen warten mussten. 

 

On-Demand Events 

On Demand Events

Im Gegensatz zum Live-Event, welches in Echtzeit übertragen wird, ist das On-Demand-Event eine zuvor aufgenommene Veranstaltung, die in der Regel zu jeder Zeit und von überall abgerufen werden kann.  

Diese Art von Event ist insofern attraktiv, als sie einem größeren Publikum den flexiblen Zugriff auf Webinare, Vorlesungen und andere Online Veranstaltungen erlaubt.  

Die On-Demand-Technologie wird von vielen mittelständischen und großen Unternehmen eingesetzt, um eine möglichst große Reichweite mit verhältnismäßig geringem Aufwand zu erzielen.  

On-Demand Events eignen sich besonders für Webinare und Aufzeichnungen von Veranstaltungen. 

Ein gutes Beispiel eines On-Demand Events ist unser beliebtes On-Demand Webinar passend zum Ratgeber: So setzen Sie virtuelle Events erfolgreich um. Es steht Ihnen in unserem Ressourcen-Bereich kostenlos zum Abruf zur Verfügung. 

 

Welche Vorteile hat ein virtuelles Event? 

Online Veranstaltungen bieten eine Fülle von Vorteilen. Für Unternehmen fallen weniger Kosten an, da viel Flexibilität bei der Veranstaltungs-Location ermöglicht wird und etwaige Reisekosten der Teilnehmer:innen entfallen. Die Reduktion der Geschäftsreisen hat zusätzlich eine positive Auswirkung auf Ihre Klimabilanz.  

Bei virtuellen Events können Sie zusätzlich auf Technologien setzen, deren Einbindung in ein gewöhnliches Event nicht ohne Weiteres möglich ist. Online Veranstaltungen sind leicht zu skalieren und können auf eine kleine Gruppe ebenso wie auf ein großes Publikum ausgerichtet werden 

Außerdem können virtuelle Events problemlos unter Reisebeschränkungen oder anderen Umständen durchgeführt werden. Somit tragen sie zur Sicherheit Ihrer Teilnehmer:innen bei, ohne dabei größere Kompromisse eingehen zu müssen. 

 

Was kostet ein virtuelles Event? 

Online Veranstaltungen sind in der Regel deutlich günstiger als physische Events  und zwar ebenso für die Veranstalter:innen wie auch für die Teilnehmer:innen.  

Für Veranstalter:innen bietet sich viel Spielraum bei der Wahl des Veranstaltungsortes. Abhängig von der Art der Veranstaltung können die Kosten für die Location entweder sehr gering ausfallen oder sogar komplett entfallen – wenn das virtuelle Event zum Beispiel aus dem Büro oder den eigenen vier Wänden gestreamt wird.  

Zusätzlich entfallen weitere Kosten, wie für Catering oder Sicherheitspersonal. Die Anforderungen an die Eventtechnik und die damit verbundenen Kosten können je nach Ausmaß der Online Veranstaltung deutlich geringer ausfallen.  

Auch im Hinblick auf potenzielle Einnahmen liegt das virtuelle Event klar vor der physischen Veranstaltung, denn durch die höhere maximale Anzahl der Teilnehmer:innen erhöhen sich auch die möglichen Einnahmen durch Ticketverkäufe.   

Ihre Teilnehmer:innen können ebenfalls von dem neuen Event-Format profitieren. Denn neben den Kosten für die An- und Abreise zum/vom Veranstaltungsort, sowie etwaigen Übernachtungskosten wird auch die damit verbundene Zeit gespart. Dadurch können Sie auch Teilnehmer:innen überzeugen, die bei einem physischen Event nicht teilnehmen könnten. 

 

Wie plant man ein virtuelles Event? 

Ein virtuelles Event zu planen, erfordert dieselbe Sorgfalt und Aufmerksamkeit wie die Planung einer physischen Veranstaltung. Angefangen bei der Zielgruppe und dem Konzept, bis zur Planung der Speaker:innen und der Promotion, unterscheiden sich die beiden Eventformate kaum.  

 

Ziel festlegen 

Der erste Schritt in der Planung Ihrer virtuellen Veranstaltung ist die Definition Ihres Ziels. Was möchten Sie oder Ihre Organisation mit diesem Event erreichen?  

Möchten Sie alle Mitarbeiter:innen versammeln oder mehr Leads für Ihr Sales-Team generieren? Soll Geld durch Ticketverkäufe generiert werden oder steht die Übermittlung von Inhalten im Vordergrund? Vielleicht beides?  

Das Ziel Ihrer Veranstaltung beeinflusst maßgeblich die Planung und Umsetzung, sowie die Erfolgsmessung und sollte daher gut durchdacht sein. 

 

Zielgruppe definieren und identifizieren 

Schaffen Sie sich ein klares Bild Ihrer gewünschten Zielgruppe. Wer soll an Ihrem Event teilnehmen? 

Planen Sie eine Messe für Start-Ups aus dem MedTech-Bereich? Hosten Sie ein Event für Eltern von Schulkindern? Oder möchten Sie ein neues Produkt vor der ganzen Welt präsentieren? 

Je genauer Sie Ihre Zielgruppe definieren können, umso relevanter können Sie die Inhalte Ihrer digitalen Veranstaltung, die Wahl der Speaker:innen und auch die Ansprache und das Marketing gestalten. 

Überlegen Sie sich auch, wie tech-affin Ihre Zielgruppe ist. Der Wechsel von der echten Welt ins Virtuelle ist nicht für jede oder jeden einfach und die Vertrautheit und der Komfort Ihrer Zielgruppe mit neuen Technologien kann ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihres virtuellen Events sein. 

Für eine weniger Tech-affine Zielgruppe lohnt es sich, die Anzahl der Funktionen in Ihrer Eventplattform zu begrenzen und den Fokus auf dem Video-Stream zu halten. Alternativ sollten Sie genug Zeit einplanen, um die Funktionsweise der zusätzlich verwendeten Tools zu erklären. 

Ist Ihre Zielgruppe jedoch am anderen Ende des Spektrums, können zusätzliche Funktionen wie Umfragen, Break-Out Rooms oder virtuelle Whiteboards das Engagement und die Aufmerksamkeit Ihres Publikums steigern. 

 

Format festlegen 

Virtuelle Events, wie auch physische Events, können in vielen verschiedenen Formaten veranstaltet werden. Ihr Ziel ist es, ein Event-Format zu wählen, das mit Ihrer Zielgruppe resoniert und Sie beim Erreichen Ihres Zieles unterstützt.  

Webinare, virtuelle Messen oder auch digitale Produktvorführungen haben ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile und sind nicht immer für alle Ziele geeignet. Ebenso ist nicht jede Zielgruppe mit jedem Event-Format kompatibel. 

Auch die Wahl zwischen einem „puren“ virtuellen Event oder einem hybriden Event, bei dem Teilnehmer:innen vor Ort und virtuell teilnehmen können, sollte zeitig stattfinden. 

 

Budgetplanung 

Auch die Durchführung virtueller Events kostet Geld. Ob ein virtuelles Event nun mehr oder weniger Geld kostet als ein physisches Event lässt sich pauschal leider nicht sagen, schließlich gibt es viele verschiedene Veranstaltungsformate und noch mehr Möglichkeiten der Durchführung. Es liegt also ganz an Ihnen.  

Während manche virtuellen Events günstiger sind als das physische Pendant, da zum Beispiel keine Location oder weniger Technik gemietet werden muss, können andere virtuelle Veranstaltungen teurer ausfallen, weil zum Beispiel mehr in die Entwicklung investiert werden muss.  

Überlegen Sie sich für Ihre Budgetplanung, wie viel Umsatz eine Teilnehmerin oder ein Teilnehmer Ihres Events generieren wird, zum Beispiel durch den Kauf von Tickets oder durch die Verwandlung in einen Lead für Ihr Unternehmen, und mit wie vielen Teilnehmer:innen Sie rechnen. So entsteht schnell ein gutes Bild der zu erwartenden Einnahmen und dem entsprechenden Budget für Ihre Veranstaltung.  

Beachten Sie, dass die Zahlungsbereitschaft bei virtuellen Events häufig niedriger ist als bei physischen Events. Schließlich erwartet man von einem physischen Event oft mehr als nur das Hauptprogramm, wie zum Beispiel Catering, After-Party oder anderes Entertainment. Um Teilnahmekosten in Höhe des Originalpreises zu rechtfertigen, müssen Sie Ihren Teilnehmer:innen einen deutlichen Mehrwert bieten. 

Alternativ kann man das Event auch mit Sponsoren- und Partnergeldern finanzieren. Gerade bei virtuellen Veranstaltungen lassen sich eine Vielzahl von interessanten Daten erheben, die Beispielsweise für das Retargeting im Marketing genutzt werden können und daher einen hohen Wert für manche Unternehmen haben. 

Bei der Aufteilung des Budgets sollten die folgenden Positionen im Vordergrund stehen: 

  • Gage für Speaker:innen 
  • Bezahlung Ihres Teams
  • Eventplattform für virtuelle/hybride Events oder Streaming-Alternativen
  • Event/Streaming-Location
  • Streaming-Technik (Kamera(s), Mikrofon, Encoder, … )
  • Sonstige Event-Technik oder Tools von Drittanbietern (Website, Mobile App, VR-Brillen, virtuelle Whiteboards, Green Screens, … )
  • Sonstige Requisiten für Ihr spezifisches Event
  • Event-Marketing und Promotion
  • Goodies für Speaker:innen und Teilnehmer:innen 

 

Eventteam zusammenstellen 

Nur die wenigsten Events werden von einer einzelnen Person geplant. Virtuelle Events – wie auch physische Events – bedürfen viel Vorbereitung und brauchen teilweise ganze Teams, um erfolgreich durchgeführt zu werden.  

Daher ist es umso wichtiger, sich so früh wie möglich mit den Bedürfnissen und Anforderungen der Veranstaltung vertraut zu machen und entsprechende Unterstützung zu suchen. 

Während bei einem physischen Event die Event-Location eine zentrale Rolle spielt, liegt der Fokus beim virtuellen Event auf der Eventplattform und der Qualität des Video-Streams. Ihre ersten Unterhaltungen sollten also mit dem IT-Team Ihrer Organisation stattfinden, um sich über die technischen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen zu informieren und einen entsprechend geeigneten Anbieter einer Eventplattform für virtuelle Events zu finden.  

Mit der Unterstützung einer professionellen Video-Agentur garantieren Sie zudem die optimale Aufbereitung und Übertragung Ihres Video-Streams. Besonders bei komplexeren Veranstaltungen, zum Beispiel mit mehreren Kameras oder der Zuschaltung von Speaker:innen per Live-Streaming, ermöglicht ein erfahrenes Video-Team eine stressfreie und reibungslose Umsetzung. 

Beziehen Sie Ihr IT-Team und die Video-Agentur so zeitig wie möglich in den Planungsprozess ein, um das Event von Anfang an solide vorzubereiten und Überraschungen zu vermeiden. 

Um den Inhalt Ihrer Veranstaltung planen zu können, sollten Sie auch so früh wie möglich in Kontakt mit potentiellen Speaker:innen und Moderator:innen treten, um Verfügbarkeiten zu prüfen, Budgetvorstellungen anzupassen und den Ablauf/die Agenda der Veranstaltung zu planen. 

Zusätzlich ist die Unterstützung durch Ihre Marketing- und Design-Teams sinnvoll, wenn es um die Promotion Ihrer Veranstaltung und die Gestaltung von Event- und Marketing-Materialien (Website, Präsentationen, Emails, Social Media Posts, etc.) geht. 

 

Eventlösung wählen 

Ziel, Zielgruppe, Format, Budget und Team stehen – jetzt geht es an die Technik. Je nach Format und Zielgruppe werden unterschiedliche Tools und Lösungen benötigt, um das geplante Ziel zu erreichen. 

Virtuelle Events basieren mindestens auf einem Video-Live-Stream und können, je nach Bedarf und Wahl der Eventplattform oder -lösung, um viele nützliche Funktionen erweitert werden.  

Um die Wahl zu vereinfachen, sollten Sie ein paar grundlegende Fragen beantworten: 

  • Wie viele Teilnehmer:innen werden erwartet? 
  • Ist die Teilnahme nur mit einem Ticket möglich oder anderweitig eingeschränkt? 
  • Wie viele Speaker:innen oder Moderator:innen nehmen von wie vielen verschiedenen Orten aus an der Veranstaltung teil? 
  • Soll das Publikum interagieren können (Chat, Umfragen, Votings)?
  • Soll ein virtuelles Networking ermöglicht werden?
  • Sind Break-Out Sessions geplant?
  • Soll die Verwendung anderer Tools (zB. virtuelle Whiteboards) ermöglicht werden?
  • Soll das virtuelle Event aufgezeichnet werden? 

Die Antworten auf diese Fragen werden Ihnen dabei helfen, die Auswahl der Eventplattformen und -lösungen einzugrenzen. 

Grundsätzlich lassen sich die Lösungen in drei Kategorien einteilen: 

 

Die virtuelle Eventplattform

Am besten geeignet für: Virtuelle Events jeder Größe, bei denen Interaktion mit/zwischen den Teilnehmer:innen gewünscht ist. Zum Beispiel Messen, Konferenzen, Workshops, Webinare, Vorträge, Town Hall Meetings, Unternehmensansprachen, Shareholder Meetings, Team-Events, … 

Beispiel: movingimage Virtual Events 

Eine virtuelle Eventplattform ermöglicht die reibungslose Umsetzung vieler virtueller Eventformate. Event-Veranstalter:innen werden dabei von einer Vielzahl von nützlichen Funktionen unterstützt, welche die Planung und Durchführung der Veranstaltung erleichtern und Interaktionen mit dem Publikum ermöglichen. 

Zu den Kernfunktionen der Eventplattform von movingimage gehören zum Beispiel: 

  • Einladungs- und Registrierungsmanagement 
  • Moderationsfunktionen 
  • Agendamanagement
  • White-Label-Branding nach der CI Ihres Unternehmens
  • Globale Chats und Ankündigungen
  • Hauptbühne und Break-Out Rooms
  • Networking & Matchmaking unter den Teilnehmer:innen
  • 1:1 Meetings und Chats zwischen Teilnehmer:innen
  • Umfragen, Abstimmungen, Q&As
  • Event-Analytics
  • Einfache Einbindung von Drittanbieter-Tools (Streaming-Lösungen, virtuelle Whiteboards, Umfragen, etc.) 

Vorteile einer virtuellen Eventplattform: 

  • Alle essentiellen Funktionen an einem Ort 
  • Spiegelt das Erlebnis eines physischen Events am besten wider 
  • Networking auch bei vielen Teilnehmer:innen möglich 
  • Einfache Erstellung von Events (auch ohne IT-Ressourcen möglich) 
  • Interaktionsmöglichkeiten steigern Aufmerksamkeit und Engagement der Teilnehmer:innen 

Nachteile einer virtuellen Eventplattform: 

  • Kosten steigen in der Regel mit der Zahl der Teilnehmer:innen 

 

Die Live-Streaming-Lösung 

Am besten geeignet für: Große virtuelle Events, bei denen eine/wenige Person/en an eine große Gruppe von Teilnehmenden übertragt und keine Interaktion mit dem Publikum notwendig ist. Zum Beispiel Produktveröffentlichungen, Reden und Ansprachen, oder Unternehmensupdates. 

Beispiel: movingimage Webcast 

Eine professionelle Live-Streaming-Lösung ermöglicht die Übertragung eines Video- und Audio-Signals an ein großes Publikum. In den meisten Fällen ermöglichen Live-Streaming-Lösungen nur Interaktionen durch einen zentralen Chat, wodurch der Fokus der Teilnehmer:innen auf dem Video-Stream bleibt. 

Vorteile einer Live-Streaming-Lösung: 

  • Hohe Skalierbarkeit
  • Der Player kann einfach in eine Website, App oder Social Media Plattform integriert werden
  • Einfache und optimierte Integration in bestehende Infrastrukturen 

Nachteile einer Live-Streaming-Lösung: 

  • Keine oder nur beschränkte Interaktionsmöglichkeiten 

 

Die Videokonferenz-Lösung 

Am besten geeignet für: Kleine virtuelle Events für kleinere Gruppen mit viel Interaktion zwischen allen Teilnehmer:innen. Zum Beispiel Workshops, Team-Meetings, Webinare. 

Beispiel: Microsoft Teams 

Eine Videokonferenz-Lösung ermöglicht die gleichzeitige Live-Übertragung von Video- und Audio-Feeds aller Teilnehmenden. Das macht sie zur perfekten Lösung für kleinere Veranstaltungen mit einem direkten Austausch unter allen Teilnehmer:innen. Für größere Gruppen werden Videokonferenz-Lösungen jedoch schnell unübersichtlich. 

Vorteile von Videokonferenz-Lösungen: 

  • In vielen Unternehmen bereits vorhanden 
  • Einfache Interaktionsmöglichkeiten ohne viel Ablenkung 

Nachteile von Videokonferenz-Lösungen: 

  • Nicht skalierbar
  • Zusätzliche Funktionen nur durch Drittanbieter-Integrationen möglich 

 

Inhalte und Zeitplan finalisieren 

Bei einer virtuellen Veranstaltung sind die Inhalte noch bedeutend wichtiger als bei einem physischen Event. Die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden vor den Bildschirmen ist begrenzt und Ablenkungen gibt es viele. Umso wichtiger ist es daher, Ihre Inhalte noch spezifischer auf Ihre Zielgruppe auszurichten und die Vorteile eines virtuellen Events als Medium bestmöglich auszukosten. 

Wir empfehlen Ihnen, sich so bald wie möglich mit den Funktionen und Möglichkeiten Ihrer virtuellen Event-Lösung auseinanderzusetzen und diese nach Möglichkeit zum Beispiel direkt in Ihren Vortrag oder Ihre Präsentation zu integrieren. Eine geschickt platzierte Umfrage oder die Arbeit am virtuellen Whiteboard können Wunder helfen, um die Aufmerksamkeit auf das Geschehen zu bündeln. 

Doch selbst mit diesen neuen technischen Möglichkeiten sollten Sie den Zeitplan und die Agenda der Veranstaltung großzügiger planen als Sie es vielleicht bei einem physischen Event tun würden. 

Ein großer Vorteil der virtuellen Veranstaltung ist hohe Skalierbarkeit, die es Ihnen ohne weiteres ermöglicht, Interessent:innen aus der ganzen Welt einzuladen. Entsprechend wichtig ist in diesem Fall die Planung unter Einbezug der jeweiligen Zeitzonen. 

Auch die Länge Ihrer Veranstaltung und der einzelnen Segmente sollte so geplant werden, dass die Teilnehmenden genügend Pausen haben, um ihren Fokus zu sammeln, zu Networken oder auch einfach nur aufzustehen und etwas frische Luft zu schnappen.  

Wir empfehlen, Vorträge oder Sessions auf maximal 45 – 60 Minuten zu begrenzen und die einzelnen Punkte Ihrer Agenda durch Pausen, Networking Sessions und abwechslungsreichen Aktivitäten miteinander zu verbinden. 

 

Event-Promotion 

Die Promotion und das Marketing für ein digitales Event unterscheiden sich nicht grundlegend von denen eines normalen Events.  

Die Website Ihrer Veranstaltung ist der zentrale Ort für Informationen zum Event. Sie sollte gut gestaltet, detailliert und überzeugend sein. Zum Kern einer guten Event-Website gehören: 

  • Informationen zu Beginn und Länge der Veranstaltung 
  • Agenda  
  • Links zur Anmeldung 
  • Informationen zur Event-Lösung 
  • Bios der Speaker:innen
  • Informationen zu Sponsoren 

Um Interessent:innen auf das Event aufmerksam zu machen und Traffic zur Event-Website zu schicken, können Sie auf bewährte Marketing-Kanäle zurückgreifen.  

Werbung auf Social Media und relevanten Website oder Newslettern ist ein effektives Mittel, um Ihre definierte Zielgruppe gezielt und effektiv anzusprechen. Arbeiten Sie mit Influencer:innen aus Ihrerer Branche und stellen Sie sicher, dass auch Ihre gebuchten Speaker:innen und Sponsoren das Event vertrauensvoll in ihren Netzwerken bewerben. 

Ein gepflegter, Keyword-orientierter Blog ermöglicht eine kostengünstige und nachhaltige Möglichkeit, um Ihre Reichweite zu erweitern. Gastbeiträge und Interviews in relevanten Online-Medien erfordern häufig deutlich mehr Arbeit, können aber auch einen spürbar größeren Effekt erzielen.  

Auch Print- und TV-Werbung kann sich lohnen, insofern das nötige Budget gesichert wurde.  

In jedem Fall sollten Sie schon frühzeitig und parallel zu den anderen Vorbereitungen mit der Promotion für Ihre Online-Veranstaltung beginnen. Selbst wenn noch nicht alle Einzelheiten der Veranstaltung geklärt sind, können Sie schon mit der Ansprache beginnen.  

So könnten Sie auch vor dem Ticketverkauf schon die Mailingliste für den E-mail-Verteiler der Veranstaltung wachsen lassen, um Interessent:innen regelmäßig über den Event-Status zu informieren und auch vorab schon in Kontakt zu treten. 

 

Networking bei virtuellen Events 

Für viele ist das Networking an einer Veranstaltung mindestens genauso wichtig wie der Inhalt der Veranstaltung – wenn nicht sogar wichtiger. Für Organisator:innen einer virtuellen Veranstaltung sollte die Möglichkeit für virtuelles Networking bei der Wahl einer passenden digitalen Event-Lösung ein wichtiges Kriterium sein. 

Die Eventplattform Virtual Events von movingimage bietet Ihren Teilnehmer:innen beispielsweise die Möglichkeit, sich während der Veranstaltung untereinander zu vernetzen. Dies geschieht durch öffentliche oder private Chats, separaten Break-Out Rooms oder auch individuellen Video-Calls für bis zu 4 Personen.  

Teilnehmer:innen der Veranstaltung haben die Möglichkeit, eigene Profile mit Bild und Interessen zu erstellen. Ein integrierter Matchmaking-Dienst schlägt dabei interessante Networking-Chancen vor und unterstützt die Teilenehmenden, auch ohne physische Nähe in Kontakt zu treten. 

Je nach Eventformat bieten sich auch eigene Event-Communities, zum Beispiel auf Social Media, an, in denen sich Mitglieder auch vor und nach der Veranstaltung austauschen können.  

Für welche Umsetzung Sie sich schlussendlich auch entscheiden, das Networking fest in Ihre Agenda zu integrieren und den Teilnehmer:innen auch nach dem letzten Agenda-Punkt noch genug Zeit zum Vernetzen zu bieten. 

 

So behalten Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer:innen 

Aufmerksamkeit virtuelle Events

Wir haben es in diesem Ratgeber schon oft erwähnt und werden auch immer wieder von Veranstalter:innen darauf angesprochen: Es kann schwer sein, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer:innen bei einem virtuellen Event konstant zu halten.  

Im Vergleich zum physischen Event gibt es deutlich mehr Möglichkeiten für Teilnehmer:innen, um gedanklich abzudriften, und viele Ablenkungen sind nur einen Klick entfernt. 

Event-Planer:innen müssen daher neue Strategien vorbereiten und dem Publikum einen echten Mehrwert bieten, um auch über einen längeren Zeitraum interessant zu bleiben. 

Hier sind unsere top 5 Tipps für garantiertes Engagement und mehr Aufmerksamkeit bei Ihrem Event: 

1. Relevant bleiben 

Wir haben kein Problem damit, bei einem 90-minütigen Fußballspiel mitzufiebern oder drei Folgen unserer Lieblingsserie auf Netflix am Stück zu schauen ohne dabei gelangweilt vom Sofa zu rutschen. Warum sollte das bei Ihrem digitalen Event anders sein? Sie kennen Ihre Zielgruppe und wissen, was sie interessiert. Es ist Ihre Aufgabe, die Inhalte und Agenda entsprechend zu planen.  

2. Zeit geben 

Bleiben wir bei der Agenda: Halten Sie Ihre Vorträge, Sessions oder Workshops kurz und knackig. Nichts raubt mehr Lust und Energie als ein Vortrag, der sich unnötig in die Länge zieht. Geben Sie die gewonnene Zeit in der Form von genug Pausen zurück an Ihre Teilnehmer:innen. 

3. Beeindruckend sein 

Bieten Sie Ihrem Publikum etwas, das es so noch nicht gesehen hat. Nur weil Ihr Event online stattfindet, heißt es nicht, dass Sie nicht trotzdem mit einer tollen Location und einer professionellen Produktionsqualität beeindrucken können. Werden Sie kreativ und scheuen Sie sich auch nicht davor, die Unterstützung einer professionellen Videoproduktionsfirma in Anspruch zu nehmen. 

4. Interaktion fordern 

Gehen Sie aktiv auf Ihr Publikum zu und bieten Sie dabei ausreichend Möglichkeiten zur Interkation. Ob Quiz, Umfrage, Q&A, Chat, Verlosung, Break-Out Rooms und Networking Sessions … es gibt viele Lösungen, um Teilnehmer:innen mit oder ohne Kamera in das Geschehen zu integrieren. 

5. Die richtige Event-Plattform wählen 

Selbst das beste Eventkonzept wird von einer mangelhaften Event-Lösung überschattet. Ob schlechte Übertragungsqualität, unzureichende Funktionen, oder technische Mängel – eine schlechte Nutzerfahrung ist eine der häufigsten Ursachen für das schwindende Interesse des Publikums. Mit einer professionellen Eventplattform ermöglichen Sie Ihrem Publikum eine reibungslose Veranstaltung die Ihre Inhalte in den Vordergrund stellt.

movingimage Virtual Events, unsere eigene Event-Lösung für virtuelle Veranstaltungen, ist das Ergebnis unserer jahrelangen Erfahrung mit dem Live-Streaming der Veranstaltungen von Deutschlands größten Unternehmen und Konzernen. Die Eventplattform beruht auf unserer Expertise als Event- und Streaming-Profis und ermöglicht das unkomplizierte Hosten von virtuellen Events jeder Größe.

 

Fazit 

Virtuelle Events sind mehr als nur eine Notlösung in Zeiten einer Pandemie. Ob nun 100% virtuell oder gemischt im Hybrid-Format, online Veranstaltungen werden bleiben.  

Mit der richtigen Planung ermöglichen Sie den effektiven Einsatz neuer Techniken und eine vollkommen neue Möglichkeit der Umsetzung, die bei physischen Events so nicht möglich wären. 

Wenn Sie den Punkten und Vorschlägen aus diesem Ratgeber folgen, können Sie beeindruckende virtuelle Events planen und hosten, dabei Ihr Publikum begeistern und Ihre Unternehmensziele erreichen.  

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt? Kontaktieren Sie uns noch heute für eine Vorführung der movingimage Virtual Events Eventplattform. Zum Kontaktformular >

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