So lässt sich die Aufmerksamkeit bei virtuellen Events gezielt steigern

Was genau sind virtuelle Veranstaltungen?

Bei der klassischen Eventform handelt es sich um eine physische Veranstaltung, bei der sich die Gäste oder Teilnehmer:innen in einer Location oder an einem vereinbarten Ort treffen. Demgegenüber findet ein virtuelles Event zu einem großen Teil oder auch ausschließlich online statt.

Die digitale Transformation und der technologische Fortschritt machen es möglich, die Aufmerksamkeit bei digitalen Events durch verschiedene Features und mithilfe von flankierenden Maßnahmen zu gewährleisten. Das Spektrum an virtuellen Event-Formaten präsentiert sich dabei sowohl vielfältig als auch vielseitig. Es reicht von Webinaren und digitalen Vorträgen über Online-Seminare und virtuelle Konferenzen bis hin zu Team Events und der aufmerksamkeitsstarken Präsentation von Produkten.

Die Vor- und Nachteile von virtuellen Events auf einen Blick

Nicht zuletzt durch die coronabedingten Einschränkungen der persönlichen Bewegungsfreiheit haben virtuelle Events innerhalb kürzester Zeit deutlich an Stellenwert gewonnen, was sich in einer stetig steigenden Nachfrage widerspiegelt.

Da auch die technologischen Rahmenbedingungen rund um eine qualitativ hohe Bildübertragung und steigende Internet-Bandbreiten nahezu kontinuierlich verbessert werden, gelten virtuelle Events als attraktive Lösungen für vollwertige Veranstaltungen oder als mehrwertige Ergänzung zu physischen Events.

Von diesen Vorteilen profitieren Sie dabei nachhaltig:

• Erhöhung der Reichweite
• Verbesserte Nachhaltigkeit
• Kostenreduktion
• Verbesserte Analyse- und Auswertungsmöglichkeiten

Diese Herausforderungen kommen auf Sie zu:

• Kompensation des physischen und spontanen Austausches von Event-Teilnehmer:innen
• Die Aufmerksamkeit der User über einen langen Zeitraum sicherstellen
• Technologische Barrieren und Verbindungsprobleme
• Keine kulinarischen Highlights und Einschränkungen im Entertainment-Bereich
• Vermittlung von Emotionen

Kernproblematik – die Aufmerksamkeit bei Online-Events gewährleisten

Damit ein Event erfolgreich ist und den gewünschten Effekt erzielt, müssen die Teilnehmer:innen bei Laune gehalten und Ablenkungen bestmöglich eliminiert werden. Präsenzveranstaltungen weisen dabei einen großen Vorteil auf.

Durch spannende Inszenierungen, interessante Choreografien und Möglichkeiten zur Interaktion direkt vor Ort werden die Teilnehmer:innen in das Geschehen eingebunden. Das Event selbst steht im Vordergrund, wobei das Ablenkungspotenzial vergleichsweise niedrig ist.

Die Aufmerksamkeit bei virtuellen Events aufrechtzuerhalten und zu fördern, erweist sich dagegen als erheblich schwieriger und komplizierter. Die Gründe hierfür sind vielfältiger Natur. So fehlt es digitalen Veranstaltungen oftmals an Atmosphäre.

Zudem sind keine persönlichen Kontakte auf physischer Ebene möglich. Auch das gemeinsame Essen entfällt. Dadurch bleiben die sozialen Kontakte als wichtige Komponente für ein gelungenes Event auf der Strecke.

So steigern Sie die Interaktion und Aufmerksamkeit bei digitalen Events

Ob physisches Event, ein hybrides Format oder eine rein virtuelle Veranstaltung – Events fungieren immer auch als ein Aushängeschild, das im besten Fall den Charakter und die Philosophie Ihres Unternehmens widerspiegelt und transportiert.

Da die Möglichkeiten an Ablenkungen bei digitalen Events ungleich höher sind, muss auf die Qualität des Online-Events besonders viel Wert gelegt werden.

Wichtig sind für eine virtuelle Veranstaltung zum Beispiel eine gleichmäßige und bestenfalls taghelle Ausleuchtung, ein scharfes Display-Bild mit mindestens 720p und ein störungsfrei sauberer Ton.

Neben guten technischen Rahmenbedingungen und einem modernen Equipment benötigen Sie vor allem Multiplikatoren, die Interaktion und Aufmerksamkeit bei virtuellen Events fördern.

Folgende Multiplikatoren stehen dabei im Fokus:

• Bieten Sie interessante, spannende und abwechslungsreiche Inhalte
• Sorgen Sie für sympathische und unterhaltsame Moderator:innen
• Involvieren Sie die Teilnehmer:innen durch verschiedene Möglichkeiten zur Interaktion
• Halten Sie Ihr Online-Event so kurz und knapp wie möglich
• Überzeugen Sie mit einer atmosphärischen Inszenierung des virtuellen Events

Simpel und effektiv: Zuschauer:innen in das Event involvieren

Persönliche bzw. körperliche Nähe und einen direkten Blickkontakt gibt es im Gegensatz zu einer Präsenzveranstaltung bei einem virtuellen Event nicht. Das hebt die Bedeutung der Interaktion noch einmal deutlich an.

Mit animierenden Angeboten zur Interaktion binden Sie das Publikum in die virtuelle Veranstaltung ein. Einzelne Zuschauer:innen bzw. Teilnehmer:innen erhalten auf diese Weise das Gefühl, das via Bildschirm übertragene Geschehen beeinflussen zu können.

Machen Sie den Teilnehmer:innen Ihres Online-Events schon zu Beginn klar, dass sie keine Frontalberieselung erwartet. Mithilfe gezielter Fragen können Sie bereits im Intro eines Online-Events die Zielgruppe vor den Monitoren in das Event einbeziehen und damit gleichzeitig für eine höhere Aufmerksamkeit sorgen.

Die Interaktion bei Online-Events als maßgeblicher Erfolgsfaktor

Um die Aufmerksamkeit zu steigern und die Interaktion bei virtuellen Events abwechslungsreich zu gestalten und breit zu fächern, können Sie auf ein großes Repertoire an möglichen Maßnahmen zurückgreifen. Als besonders effektiv erweist sich hierbei die Visualisierung von Meinungsbildern in Echtzeit.

Lassen Sie das Publikum über bestimmte Themen abstimmen und Fragen beantworten. Die Ergebnisse können Sie dann direkt im Stream veröffentlichen. Auch ein Live-Chat stellt eine sehr gute Option dar, um Teilnehmer:innen zu integrieren und die Aufmerksamkeit bei virtuellen Events zu optimieren.

Als zusätzlichen Anreiz können Sie Kommentare auch online vorlesen und einzelne Event-Teilnehmer:innen via Telefon- oder Videoverbindung zuschalten. Allerdings muss die Interaktion dabei umfassend koordiniert und auch permanent verfolgt werden. Zudem müssen die technischen Voraussetzungen gegeben sein.

Abwechslung, Highlights und spannende Facts

Belohnen Sie eine hohe Aufmerksamkeit bei virtuellen Events und die Teilnahme am Event bis zum Ende mit spannenden Boni. Dies können beispielsweise zusätzliche Inhalte, weiterführende Informationen, spezielle Handlungshilfen oder verschiedene Download-Codes sein.

Dadurch generieren Sie einen zusätzlichen Nutzen für die Teilnehmer:innen, wenn Sie Ihrem Online-Event bis zum Ende beiwohnen. Wichtig ist auch eine clevere Dramaturgie des Online-Events, bei der Sie auf Abwechslung, Akzentuierungen und einen guten Spannungsaufbau setzen.

Die Erfahrung zeigt: Eine virtuelle Veranstaltung muss die Teilnehmer:innen gezielt in den Ablauf einbinden, damit sie das Interesse am Event und am Thema nicht verlieren. Gelingt Ihnen dies, bleibt die Aufmerksamkeitsspanne die ganze Veranstaltung über erhalten.

Networking ist bei virtuellen Veranstaltungen ein Muss

Eine virtuelle Veranstaltung kann den Teilnehmer:innenn zwar keine physische Interaktion bieten, hat im Performance-Katalog aber andere großartige Möglichkeiten, um Interaktion und Aufmerksamkeit bei virtuellen Events zum Highlight zu machen.

Dies gelingt und funktioniert durch eine umfassende Vernetzung.

Ob Geschäftspartner:innen, Zulieferer, Kund:innen oder die eigenen Mitarbeiter:innen – mit einem transparent strukturierten Networking eröffnen Sie den Teilnehmer:innen Ihres Events die Gelegenheit, potenzielle und interessante Kontakte zu treffen.

Das macht Networking zu einem wichtigen Motivationsfaktor für die Teilnahme an Ihrem Event. Denn durch das Networking ergeben sich für die Teilnehmer:innen auch noch im Anschluss an die Veranstaltung mehrwertige Möglichkeiten.

Die Aufmerksamkeit bei virtuellen Events lässt sich durch ein integriertes Networking maßgeblich steigern. Die Gäste des Events können zum Beispiel Erfahrungen austauschen und dabei Fachwissen und Expertise demonstrieren sowie selbst Neues lernen.

Zudem führen Gespräche oder etwa die Teilnahme an Breakout-Sessions in manchen Fällen zu zukünftigen Kooperationen. Nehmen potenzielle Kund:innen an dem Event teil, können Sie durch ein gezieltes Networking das Interesse an Ihren Produkten und Leistungen wecken.

Pausen mit Entertainment-Einlagen füllen

Da Location, der persönliche Kontakt, Catering und andere Vor-Ort-Services wegfallen, rücken die Inhalte Ihrer virtuellen Veranstaltung umso mehr in den Mittelpunkt. Daher müssen Sie unbedingt gewährleisten, dass die virtuelle Veranstaltung Content bietet, der wirklich interessant für Ihre Zielgruppe ist.

Langweilen sich die Zuschauer:innen Ihres Online-Events, steigen sie schnell aus dem Stream aus. Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie das Veranstaltungsprogramm kompakt gestalten und die Teilnehmer:innen beschäftigen.

Gerade in den Pausen wächst die Gefahr, dass sich die Teilnehmer:innen anderen Sachen widmen. Oftmals kehren sie dann auch nicht mehr in den Livestream der Veranstaltung zurück.

Das verhindern Sie durch gute Entertainment-Einlagen als spannende Pausenfüller. Sie sollten dabei die Unterhaltung an den Teilnehmer:innen als Zielgruppe ausrichten.

Comedians, Akrobat:innen und Magier:innen kommen dagegen bei nahezu jeder Zielgruppe gut an. Für welche Art von Entertainment Sie sich in den Pausen auch entscheiden – die Entertainment-Qualität muss grundsätzlich stimmen. Denn es reicht ein einziger Klick, um den Tab auf dem Bildschirm zu schließen. Alibi-Entertainment wird so schnell abgestraft.

Gestalten Sie die einzelnen Sessions nicht zu lang

Für eine virtuelle Veranstaltung gilt: In der Kürze liegt die Würze. Die Länge der einzelnen Sessions sollte daher immer möglichst kurz gehalten werden.

Es ist ein Unterschied, ob Sie beispielsweise im Homeoffice alleine vor dem Monitor sitzen oder ob Sie im Kreis anderer Teilnehmer:innen an einer zweistündigen Präsentation teilnehmen. Die Atmosphäre spielt dabei eine große Rolle.

Während auf einer Präsenzveranstaltung spontane Unterhaltungen zwischen den Event-Teilnehmer:innen jederzeit möglich ist, inspirierende Reden die Teilnehmer:innen als Gemeinschaft emotionalisieren und Entertainment-Einlagen direkt vor Ort live erlebt werden können, ist dies bei einer virtuellen Konferenz oder bei einer Online-Präsentation nicht möglich. Dadurch fühlt sich eine virtuelle Veranstaltung für die Teilnehmer:innen länger an. Das verleitet die Teilnehmer:innen zum Wegklicken.

Hinzu kommt, dass auch die Konzentration und die damit verbundene Auffassungsgabe bzw. Aufmerksamkeit bei virtuellen Events zeitlich beschränkt ist. Konzentration und Aufmerksamkeit lassen sich nicht erzwingen. Hier gibt es individuelle Begrenzungen.

Übertreiben Sie es daher nicht und fokussieren Sie sich auf Sessions mit einer Länge zwischen 30 und 45 Minuten zuzüglich einer zehnminütigen Pause.

Auch Datum und Uhrzeit stellen wichtige Erfolgsfaktoren dar

Das Datum und die Uhrzeit für Ihre visuelle Veranstaltung festzulegen, zählt ebenfalls zu den Faktoren, die den Verlauf und den Erfolg des Events beeinflussen können. Die Terminwahl sollte dabei auf strategischem Denken und sorgfältiger Recherche basieren.

So sollten Sie vor allem Veranstaltungsterminen von Wettbewerbern oder von politischen und öffentlichen Institutionen aus dem Weg gehen.

Auch Termine in den offiziellen Ferien sowie an Feiertagen stellen keine gute Wahl dar. Meiden sollten Sie auch den bei vielen Menschen ungeliebten Montag. Für geschäftliche Online-Events sind der Mittwoch, Donnerstag und Freitag prädestiniert.

Eine virtuelle Veranstaltung mit einem hohen Entertainment-Anteil ist an den Wochenenden in der Regel besser aufgehoben.

Im Hinblick auf die Uhrzeit sollten Sie immer die Aufmerksamkeit bei virtuellen Events im Auge haben. Laut zahlreicher Studien und wissenschaftlichen Ausarbeitungen stellen der Morgen und der Vormittag die beste Zeit dar, um sich wichtige Dinge einzuprägen und Neues zu lernen. Idealerweise sollten Sie eine Online-Konferenz oder eine virtuelle Präsentation dann auch zu diesem Zeitpunkt stattfinden lassen.

Fazit

Ablenkungen und fehlende soziale Kontakte erschweren das Aufrechterhalten der Aufmerksamkeit bei virtuellen Events. Stattdessen müssen Abwechslung und Qualität als Maßstab für ein gelungenes virtuelles Event dienen und Interaktionen mit dem Publikum aktiv gefördert werden, um es bei Laune zu halten.