Das “hybrid” Konzept ist nichts neues. Von Autos, zu Pflanzen über Arbeitskonzepte und jetzt auch bei Events, steht “hybrid” für die Verbindung zweier oder mehrerer unterschiedlicher Technologien oder Konzepte. Doch was bedeutet das für die Zukunft der Veranstaltungsindustrie? Welche Rolle spielen hybride Veranstaltungsplattformen? Und wie können Veranstalter:innen die richtige Eventplattform für ihre Bedürfnisse finden?
Wir schauen uns gemeinsam den Einfluss von hybriden Eventformaten auf die Veranstaltungsindustrie an, definieren essenzielle Funktionen einer hybriden Plattform und vergleichen abschließend die besten hybriden Eventplattformen im Jahr 2022.
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Definition: Was ist ein hybrides Event?
Hybride Events sind eine Mischung aus physischen Events (Veranstaltung findet an einem realen Veranstaltungsort statt) und einem virtuellen Event (Veranstaltung findet digital im Internet statt.)
Für viele Veranstalter:innen ist die Mischung beider Formate der optimale Weg, um die Anzahl der Teilnehmer:innen zu maximieren und gleichzeitig Raum für Interaktion und Networking zu bieten.
Gute Beispiele für gelungene hybride Events sind die Keynotes von Apple, die noch vor der Pandemie gehalten wurden. Ausgewählte Journalist:innen aus der ganzen Welt wurden eingeladen, um die Produktveröffentlichungen vor Ort mitzuerleben und die neuen Geräte im Anschluss persönlich testen zu können. Gleichzeitig wurde die Veranstaltung in Echtzeit an Millionen von Zuschauer:innen um die ganze Welt gestreamt.
Zu den hybriden Veranstaltungen mit mehr “remote Interaktion” gehören zum Beispiel hybride Town Hall Meetings, Hauptversammlungen, oder auch Universitätsvorträge, bei denen die “virtuellen Teilnehmer:innen” zum Geschehen beitragen können. Dazu bieten viele Eventplattformen zusätzliche Funktionen wie Chats, Umfragen oder auch Videozuschaltungen.
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Vorteile einer hybriden Veranstaltungssoftware
Größere Reichweite
Während die mögliche Anzahl der Teilnehmenden bei einem physischen Event durch die Größe des Veranstaltungsortes begrenzt ist, gibt es bei virtuellen Veranstaltungen keine Begrenzungen. Zudem sind hybride und virtuelle Eventformate besonders attraktiv für Personen, die nicht vor Ort teilnehmen können oder wollen.
Höheres Engagement
Dank der nützlichen interaktiven Funktionen vieler Veranstaltungsplattformen können sich persönliche und virtuelle Teilnehmende untereinander austauschen, wie sie es auch persönlich tun würden. Intelligente Matchmaking Funktionen unterstützen Teilnehmende dabei, die richtigen Gesprächspartner:innen zu identifizieren und auch remote effektiv zu networken. Durch die digitale Umgebung lassen sich auch Funktionen wie Chats, Umfragen oder auch Break Out Rooms nutzen, um die Interaktion zu fördern.
Bessere Kostenkontrolle
Virtuelle und hybride Veranstaltungsformate bieten mehr Flexibilität bei der finanziellen Planung. Wenn das Publikum teilweise oder auch ganz virtuell zugeschaltet wird, kann der Veranstaltungsort auch deutlich kleiner ausfallen. Ebenso kann die Gesamtzahl der Teilnehmenden (und damit die Höhe der Einnahmen durch Ticketverkäufe) maximiert werden, ohne gleichzeitig die Veranstaltungskosten, wie Catering oder Reisekosten, in die Höhe zu treiben.
Neue Erkenntnisse
Eine gute hybride Veranstaltungssoftware ermöglicht Veranstalter:innen neue Insights über das Engagement und die Teilnahme des Publikums. So können wertvolle Erkenntnisse gewonnen werden, um die Veranstaltung zu analysieren, das Verhalten der Teilnehmenden besser zu verstehen und zukünftige Events optimaler planen zu können.
Hybride Veranstaltungsplattform: Welche Features sind wichtig?
Der Markt für virtuelle Eventlösungen ist seit 2020 enorm gewachsen. Doch nur wenige Anbieter entwickeln Eventlösungen, die allen Ansprüchen moderner Veranstaltungsprofis gerecht werden. In dieser Liste haben wir deshalb die wichtigsten Punkte zusammengefasst, auf die du bei der Wahl der besten hybriden Veranstaltungsplattform achten solltest.
Benutzerfreundlichkeit
Veranstaltungssoftware sollte intuitiv gestaltet sein und nur wenige Vorkenntnisse voraussetzen – das gilt gleichermaßen für das Nutzen der Plattform durch die Veranstalter:innen wie auch durch die Teilnehmenden. Eine schlechte User Experience führt zu unglücklichen Teilnehmer:innen, niedrigem Engagement und hohen Absprungraten.
Anpassbares Design & Funktionen
Es gibt viele verschiedene Arten von Veranstaltungen, die alle ganz eigene Anforderungen haben. Eine gute Software für hybride Veranstaltungen bietet Möglichkeiten, um das Design der Plattform anzupassen und den Funktionsumfang individuell anzupassen oder zu erweitern. Eine gute Eventlösung kann so gleichermaßen effektiv für einen kleinen Workshop im engen Kreis, wie auch für eine große Konferenz mit zehntausenden Teilnehmer:innen.
Datenschutz und Sicherheit
Als Veranstalter:in gehört es zu deinen Pflichten, die personenbezogenen Daten deiner Teilnehmenden zu schützen. Insbesondere wenn du oder dein Unternehmen unter die Richtlinien der DSGVO fallen. Eine gute hybride Veranstaltungsplattform ist transparent über die erhobenen Daten und wie diese verarbeitet werden. Ebenso wichtig ist es zu wissen, wo diese Daten verarbeitet werden – Stichwort: Server-Standort. Datenverschlüsselung und Passwortschutz sind weitere Funktionen, die nicht fehlen dürfen.
Interaktionsmöglichkeiten
Eine der größten Herausforderungen bei virtuellen und auch hybriden Veranstaltungen ist die interaktive Einbindung aller Teilnehmenden. Besonders wenn es darum geht, die Aufmerksamkeit vor den Bildschirmen über einen längeren Zeitraum aufrecht zu halten. Umfragen, Chats und Gamification binden alle Teilnehmenden aktiv in das Geschehen ein und machen deine hybride Veranstaltung zu einem interaktiven Erlebnis.
Integriertes Networking
Das Networking gehört für Eventteilnehmer:innen zu den spannendsten Aktivitäten vieler Veranstaltungen. In einem virtuellen oder hybriden Kontext ist es deshalb essenziell, dass persönliche und externe Teilnehmer:innen ungehindert netzwerken können. Eine hybride Event-Lösung sollte eine intelligente Matchmaking-Funktion bieten, um die Suche nach geeigneten Gesprächspartner:innen zu erleichtern, indem Networking-Möglichkeiten basierend auf ähnlichen Interessen oder Profilen generiert werden. Zudem sind Breakout Rooms oder private Chats unerlässlich, um gute Unterhaltungen zu ermöglichen.
Software- und System-Integrationen
Eine Eventplattform für hybride oder virtuelle Veranstaltungen sollte nicht nur flexibel durch Tools und andere Software erweiterbar sein, sondern auch einfach in die bestehenden Systeme und Umgebungen deines Unternehmens integrierbar sein. Diese Interoperabilität ist wichtig, um deine hybride Veranstaltung nahtlos in dein übergeordnetes Marketing- und Kommunikationskonzept zu integrieren.
Vergleich: Die besten hybriden Eventplattformen 2022
1. movingimage Virtual Events
Mit unserer All-in-One-Veranstaltungsplattform für virtuelle und hybride Events hostest du personalisierte, interaktive und sichere Veranstaltungen jeder Größe.
Die Plattform ist leicht zu bedienen und bietet viele integrierte Funktionen, um dich von der Planung bis zur Durchführung zu unterstützen. Erstelle eine eigene Registrierungsseite und verschicke Einladungen und Erinnerungen direkt aus der Plattform.
Deine Teilnehmer:innen können sich einfach mit dir und auch untereinander austauschen. Dazu stehen dir neben Chats und Umfragen auch die Möglichkeit zur Verfügung, getrennte Räume zu kreieren. Diese eignen sich besonders für Workshops, Networking oder Break Out Sessions.
Zusätzlich kannst du Tools von Drittanbietern, externe Streaming- und Videokonferenzlösungen oder auch ganze Webseiten in deine Veranstaltung einbinden, um das höchste Maß an Personalisierung zu erreichen. Gerade bei hybriden Veranstaltungen stellst du so sicher, dass alle Teilnehmer:innen vor Ort und auch virtuell miteinander interagieren können.
Durch das Event-Analytics Dashboard erhältst du nützliche Insights und Berichte zu deiner hybriden Veranstaltung.
Virtual Events eignet sich besonders gut für: Mitarbeiterversammlungen und Team Events, Hauptversammlungen und Investorenveranstaltungen, Konferenzen, Vorträge, Messen, interaktive Produktdemos und Video-Shopping.
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2. Hopin
Hopin ist eine virtuelle All-in-One-Veranstaltungsplattform, die anpassbare hybride Veranstaltungen für unterschiedlichste Publikumsgrößen ermöglichen soll. Als einer der größeren Namen auf dem Markt, macht Hopin das, was es sehr gut kann.
Die Stärke von persönlichen Veranstaltungen ist das Networking und Hopin leistet eine gute Arbeit, um das zu replizieren. Sie können Hopin für virtuelle Konferenzen nutzen und Sie haben die Möglichkeit, die Plattform vollständig mit Ihrem Branding anzupassen.
Die Breakout-Sessions auf Hopin ermöglichen persönliche Interaktionen. Es fühlt sich ähnlich an wie ein Zoom oder Microsoft Teams Treffen. Hopin ist auch über die Integration in andere Plattformen erweiterbar.
Die Plattform bietet auch ein Analyse-Dashboard und detaillierte Berichte, die Einblicke in hybride Veranstaltungen geben.
3. Hubilo
Hublio ermöglicht es Unternehmen, ihre hybriden Veranstaltungen zu skalieren und die Returns für ihre Stakeholder zu verbessern. Es ist eine Plattform, die sich gleichermaßen auf die Erfahrung der Gäste und der Sponsoren konzentriert.
Die Gäste können Punkte für die Teilnahme an Sitzungen, den Besuch von Ausstellerständen und das Versenden von Nachrichten an andere Teilnehmer:innen erhalten, um das Engagement durch Gamification zu steigern. Diese Punkte helfen ihnen, auf einer Rangliste weiter nach oben zu klettern, wodurch sie sich für Veranstaltungsgeschenke qualifizieren. Das macht nicht nur den Gästen Spaß, sondern erleichtert es den Veranstalter:innen auch, Ausstellende und Sponsoren für zukünftige Veranstaltungen zu gewinnen.
4. Converve
Converve ist ein Eventsoftware-Anbieter für‘s B2B Matchmaking und Networking. Mit der Software kannst du individuelle Websites für dein Event erstellen, die Registrierungsseite und Teilnahmegebühren einrichten und Analyticsfunktionen für dich nutzen. Stand jetzt kannst du 1500+ Apps mit Converve verbinden und Daten aus deinem CRM spielend leicht in die Software importieren für präzisere Insights. Großes USP ist aber der Networkingaspekt der Software.
Nutzer:innen haben die Möglichkeit, Teilnehmerdatenbanken zu erstellen und Teilnehmenden Vorschläge für eine Übereinstimmung zu unterbreiten auf Grundlage jüngster Interaktionen. Dies geschieht mit Hilfe eines Algorithmus‘, der zum Aufbau einer Networking-Community beiträgt. Teilnehmende können ihre Tagesordnung anpassen, Termine mit anderen Teilnehmer:innen planen und Nachrichten versenden.
5. Webex Events
Die Eventmanagement-Plattform von Webex hilft dir dabei, persönliche, hybride und virtuelle Events zu organisieren und abzuhalten. Dabei werden Registrierungen, die Lead-Erfassung, eine Echtzeitanalyse und Online-Meetings über die Plattform abgewickelt.
Custom Brandingmöglichkeiten stehen dir auch bei dieser hybriden Eventplattform zur Verfügung. Deinen Registrierungsprozess kannst du individualisieren und mit verschiedenen Tickettypen und Rabattcodes ausstatten.
Dazu kannst du die Daten deiner Teilnehmer:innen in einer Ablage der Plattform speichern, individuelle Meeting-Einladungen per Mail verschicken und nutzerdefinierte Formulare aufsetzen und verwenden.
Fazit
Zu Beginn der COVID-19 Pandemie haben Veranstaltungsteilnehmer:innen gezwungenermaßen auch virtuelle und hybride Veranstaltungen hingenommen, die weit entfernt davon waren perfekt zu sein. Heute sind die Erwartungen schon viel höher – besonders hybride Veranstaltungen müssen gute Argumente und eine noch viel bessere Erfahrung für die Teilnehmer:innen bieten, um zu überzeugen.
Beim Vergleich von hybriden Eventplattformen solltest du deshalb auf mehr als nur den Preis achten. Im Vordergrund stehen Funktionsumfang, Möglichkeiten zur Erweiterung, Skalierbarkeit und Sicherheit – und natürlich der Support. Wenn möglich, solltest du mehrere Plattformen testen, bevor du dich festlegst.
Um dich bei deiner Entscheidung zu unterstützen, kannst du dein erstes hybrides oder virtuelles Event mit unserer Virtual Events Plattform gratis veranstalten. Erfahre jetzt mehr zu unserer Aktion!
