Egal ob physisch oder virtuell, wer an einer Veranstaltung teilnimmt, denkt nur selten an die vielen Wochen und Monate schweißtreibender Arbeit, die in die Vorbereitung für diesen Moment geflossen sind.
Nach unzähligen Meetings zu den verschiedensten Themen rund um Budgets, Veranstaltungsorte, Speaker:innen und Zeitpläne kommt der Moment der Wahrheit: Die Registrierung für die Veranstaltung ist eröffnet, der E-Mail-Verteiler ist informiert, neben den ersten Posts auf den Social Media Kanälen wurde vielleicht auch schon eine Werbekampagne geschaltet – doch die Anzahl der Anmeldungen wächst nur in kleinen Schritten.
Ernüchternd, aber für viele Veranstalter:innen noch immer die Realität.
Der Grund dafür liegt dabei nur selten in der Veranstaltung selbst. Viel häufiger ist es die falsche Ansprache der Zielgruppe oder die fehlende Event-Registrierungsstrategie, wegen der der gewünschte Erfolg ausbleibt.
Zusätzlich finden auch immer mehr Veranstaltungen im hybriden oder vollkommen virtuellen Eventformat statt. Das vereinfacht die Durchführung einer Veranstaltung zwar um ein Vielfaches und bietet Ihnen deutlich mehr Flexibilität, bedeutet aber auch, dass nun noch mehr Veranstaltungen um die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe kämpfen.
Hier gilt es nun umso mehr, sich von der Masse abzuheben und Ihren (potentiellen) Teilnehmenden schon mit dem ersten Touchpoint bei der Registrierung ein besonderes Erlebnis zu bieten.
Auch wenn es kein einheitliches Erfolgsrezept für die perfekte Strategie zur Veranstaltungsregistrierung gibt, verraten wir Ihnen in diesem Ratgeber unsere besten Tipps und Tricks, mit denen Sie mehr Besucher:innen auf Ihre Registrierungsseite locken und den ROI Ihrer Veranstaltungen steigern.
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Die richtige Event-Registrierungssoftware wählen
Mit der richtigen Software für die Eventregistrierung sparen Sie sich nicht nur selbst viel Ärger und Zeit, sondern ermöglichst auch die bestmöglichen Conversionsraten für die Anmeldungen zu Ihrer Veranstaltung.
Diese Tipps sollen Sie dabei unterstützen, die richtige Registrierungssoftware für Sie, Ihre Veranstaltung oder Ihre Organisation zu finden.
Definieren Sie Ihre Ziele
Was ist das Ziel Ihrer Veranstaltung? Produktvorstellungen, Workshops, Konferenzen oder auch Galas haben alle ganz eigene Voraussetzungen und der jeweilige Erfolg wird an unterschiedlichen KPIs gemessen.
Definieren Sie Ihre Eventziele daher so spezifisch wie möglich und überlegen Sie sich, welche Lösungen und Funktionen Sie vor, während und nach der Veranstaltung zum Erreichen dieser Ziele benötigen.
Neben Ihren Geschäftszielen sollten Sie dabei auch das Feedback von vergangenen Veranstaltungen, Teilnehmenden und Mitarbeitenden einbeziehen.
Wichtige Fragen, die Sie sich dabei stellen sollten:
- Warum veranstalte ich dieses Event?
- Wer sind meine perfekten Teilnehmer:innen?
- Was erwarten meine Teilnehmenden von dieser Veranstaltung?
- Was erwarte ich von dieser Veranstaltung?
Ideen für Eventziele:
- Registrierungen steigern
- Kosten pro Teilnehmer:in optimieren
- Awareness für Produkte oder Unternehmen generieren
- Leads generieren
- Produkte / Dienstleistungen verkaufen
Legen Sie Ihr Veranstaltungsbudget fest
Wenn Sie wissen, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen möchten, können Sie sich überlegen, wie Sie es erreichen möchten. Dabei spielen Geld und Ihre Budgetaufteilung natürlich eine essentielle Rolle.
Während Sie für Ihre physische Veranstaltung nach einer zusätzlichen Registrierungslösung suchen müssen, können Sie bei virtuellen oder auch hybriden Eventformaten Geld sparen, indem Sie eine Eventplattform mit integrierter Registrierungslösung wählen.
Starten Sie Ihre Recherche
Wenn Sie wissen, was Sie brauchen und was in Ihr Budget passt, können Sie Ihre Suche nach der passenden Registrierungslösung beginnen.
Es gibt viele gute Tools, die zusätzlich auch Funktionen wie E-Mail-Marketing, Umfragenerstellung, eigene Landinpageerstellung und Analytics beinhalten.
Gute Übersichten und Vergleiche gibt es regelmäßig in den einschlägigen MICE Blogs und Fachzeitschriften zu finden.
Wir empfehlen auch einen Blick auf Softwarevergleichsportale wie Capterra zu werfen. Hier finden Sie auch viele ehrliche Bewertungen von Kund:innen.
Anmeldungen mit der richtigen Eventregistrierungsseite steigern
Die Website oder Landingpage für Ihre Veranstaltung hat einen unglaublich großen Einfluss darauf, wie viele Personen sich für Ihre Veranstaltung registrieren.
Es ist wichtig, den Registrierungsprozess so einfach wie möglich zu gestalten und Ihren Seitenbesucher:innen alle wichtigen Informationen auf einen Blick zur Verfügung zu stellen.
Eine kurze Beschreibung des Events, der teilnehmenden Speaker:innen sowie Zeit, Ort und Themen des Events sollen kurz und auf den Punkt gebracht erläutert werden.
Eine prominente Value Proposition ist ebenso essentiell, um interessierten Besucher:innen den Wert der Veranstaltung direkt und kompakt zu vermitteln.
Tipps für die Gestaltung einer Registrierungsseite mit hohen Anmeldungsraten:
Bringen Sie es auf den Punkt
Statt langer Fließtexte sollten Sie alle wichtigen Informationen kurz und knackig, am besten sogar in einer übersichtlichen Listenansicht, darstellen. So sind die essentiellen Informationen auch beim schnellen Überfliegen der Seite sofort ersichtlich.
Ermöglichen Sie mehrere Zahlungsoptionen
Wenn Ihre Tickets Geld kosten, ist es Ihren Teilnehmer:innen gegenüber besonders freundlich, wenn Sie verschiedene Zahlungsoptionen anbieten. Zu den beliebten Klassikern gehören dabei PayPal, Kreditkarten, oder auch Zahlungsdienstleister wie Klarna.
Bieten Sie verschiedene Ticketvarianten an
Wenn der Zugang zur Veranstaltung kostenpflichtig ist, sollten Sie auch über verschiedene Ticketkategorien nachdenken.
Early Bird Tickets, Last Minute Tickets, Rabatte für Student:innen, Premium Tickets mit Zusatzleistungen, kostenlose Tickets für Partner:innen und Presse – verschiedene Ticketvarianten bieten Ihnen und Ihren Teilnehmer:innen flexible Möglichkeiten und viele Vorzüge, um die Anzahl der Registrierungen in die Höhe zu treiben.
Gestalten Sie die Website responsiv für mobile Geräte
Mittlerweile machen Smartphones und Tablet den größten Teil der Geräte aus, mit denen Konsument:innen online sind. Die Website für Ihr Event muss also auch auf kleinen Bildschirmen gut aussehen und voll funktionstüchtig sein.
Integrieren Sie Social Sharing in den Anmeldungsprozess
Machen Sie Ihre frisch gewonnenen Teilnehmenden zu Botschafter:innen für Ihre Veranstaltungen, indem Sie Social Sharing Funktionen an das Ende des Registrierungsprozesses integrieren. Teilnehmer:innen können so direkt in ihren sozialen Netzwerken von ihrer Anmeldung berichten und damit die Reichweite des Events erhöhen.
Vereinheitliche das Corporate Design
Individuelle Gestaltung und ein stimmiges Gesamtbild sind das A und O. Die Corporate Identity, Farben, Logos, Badges: Achten Sie darauf, dass alles nach Ihnen, Ihrem Unternehmen oder Ihrer Veranstaltungsreihe aussieht.
Vereinfachen Sie Support- und Kundenanfragen
Fragen werden immer aufkommen. Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichende Optionen bereitstellen, um Teilnehmer:innen schnelle und zuverlässige Antworten auf ihre Fragen geben zu können.
Ein Live-Chat oder ein FAQ auf der Event-Registrierungsseite können den Unterschied ausmachen zwischen engagierten Teilnehmer:innen oder denen, die Ausreden finden, um sich nicht anzumelden.
Mehr Traffic für die Registrierungsseite generieren
Selbst die optimierteste Registrierungsseite führt nicht zum gewünschten Erfolg, wenn sie niemand sieht.
Egal ob die Anmeldung auf der eigenen Website, einer speziellen Landing Page oder direkt auf der Eventplattform geschieht – ohne Promo geht nichts.
Hier sind unsere Tipps für die beliebtesten (und bewährtesten) Marketingkanäle, um mehr Traffic auf die Anmeldeseite für Ihr Event zu generieren:
E-Mail Marketing für Veranstaltungen
Mit gezieltem E-Mail-Messaging lassen sich wichtige Informationen zum Event an die gewünschte Zielgruppe richten. Dabei ist es egal, ob das Event beworben, eine Dankesnachricht verschickt, regelmäßige Event-Updates oder Erinnerungsmails für das bevorstehende Event verschickt werden.
Wichtig ist es, im stetigen Austausch mit Ihren Teilnehmer:innen zu bleiben, um News zur Veranstaltung zu teilen und die No-Show-Rate so niedrig wie möglich zu halten.
Social Media für Awareness und Customer Service
Wer sich nur auf E-Mail-Marketing verlässt, verschenkt große Potenziale. Sprechen Sie Ihre Zielgruppe dort an, wo sie unterwegs ist. Posten Sie regelmäßige Updates auf Facebook, Instagram, LinkedIn, Tik Tok oder wo immer sonst sich Ihre Zielpersonas digital aufhalten.
Beziehen Sie dabei Ihre Zielgruppe mit ein, um die Reichweite Ihres Messagings zu maximieren.
Social Media ist auch ein nützlicher Kanal für Supportanfragen jeglicher Art und um die Zielgruppe auch nach der Veranstaltung (und somit vor der nächsten Veranstaltung) warm zu halten.
SEO richtig einsetzen
Die Suchmaschinenoptimierung leistet einen erheblichen Anteil, um nachhaltig und langfristig erfolgreich zu sein. Gut recherchierte Keywords und thematisch passender Content verhelfen zu einem Zuwachs organischen Traffics. Je mehr individuell geschriebener Content auf die Event-Registrierung verweist, desto höher die Wahrscheinlichkeit eines erhöhten Trafficvolumens.
Beachten Sie jedoch, dass es eine Zeit dauern kann, bis Ihre SEO-Maßnahmen erste Ergebnisse liefern und planen Sie die Contenterstellung entsprechend früh in Ihre Vorbereitungen ein.
SEA & Paid Advertising zur Unterstützung
Ob Suche oder Display, bezahlte Werbekampagnen sind die perfekte Ergänzung zu Ihren organischen Maßnahmen und garantieren eine hohe Reichweite in kurzer Zeit.
Nutzen Sie PPC (Pay-Per-Click) Kampagnen, um für relevante Suchbegriffe in den Suchergebnissen bei Google oder Bing aufzutauchen.
Werbekampagnen auf den Social Media Kanälen Ihrer Zielgruppe sind ein zusätzlicher Weg, um Ihre Registrierungsraten zu erhöhen, mehr Awareness zu genieren und Interessent:innen zu retargeten.
Sponsor:innen und Partner:innen einbinden
Wenn Sie bei Ihrem Event durch Sponsor:innen unterstützt werden oder mit Partner:innen arbeiten, sollten diese als Multiplikatoren für Ihre Registrierungskampagne und in alle Event-Marketingmaßnahmen einbezogen werden.
Erfolgsmessung der Anmeldungsstrategie für Ihre Veranstaltung
Nur was gemessen wird, kann auch optimiert werden. Während und nach der Anmeldungsphase Ihrer Veranstaltung sammeln Sie viele Datenpunkte, anhand derer Sie Ihren Erfolg messen können.
Zu den typischen Metriken gehören:
- Anzahl der Registrierungen
- Anmeldezeiten (Wie lange vor der Veranstaltung kamen die Anmeldungen)
- Anmeldungsraten auf Ihrer Website / Landing Pages
- Performance Ihrer E-Mail-, SEO- und Werbekampagnen
- Social Shares und Viralität
- Referrer
Nehmen Sie sich genug Zeit, um Ihre Datenpunkte auszuwerten und zu verstehen, warum und welche Maßnahmen gut oder weniger gut funktioniert haben. Nur so können Sie die Teilnehmerzahlen und Anmeldungsraten für Ihre nächste Veranstaltung optimieren.
Fazit
Ein gelungener Registrierungsprozess ist der Schlüssel zum Erfolg für jedes Event.
Mit der richtigen Planung, der Wahl einer passenden Registrierungslösung und einer sorgfältigen Umsetzung kann es wirklich einfach sein, Ihre Teilnehmer:innen schon beim ersten Kontakt zu begeistern und zu überzeugen.
Das Sammeln und Auswerten von Daten, sowie eine gewisse Experimentierfreudigkeit sorgen dafür, dass Sie Interessent:innen ein optimales Erlebnis bieten und Ihre Registrierungsraten nachhaltig steigern.
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